รู้จัก Hybrid Working รูปแบบการทำงานหลังยุค COVID

ทุกวันนี้ Design หรือ การออกแบบ ไม่ได้ถูกจำกัดว่าต้องสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ให้กลายเป็นวัตถุที่จับต้องได้เท่านั้น แต่สามารถนำไปประยุกต์กับกระบวนการคิด เพื่อให้เกิดเป็นการคิดเชิงออกแบบ (Design Thinking) ที่สามารถเปลี่ยนวิธีการแก้ปัญหาขององค์กรหรือแบรนด์ต่างๆ ได้นับไม่ถ้วน ไม่ว่าจะเป็น Netflix, Airbnb, Oral-B และองค์กรอื่นๆ อีกมากมายโดยบทความนี้จะอธิบายความหมายของ Design Thinking พร้อมขั้นตอนการเริ่มลงมือทำและเคล็ดลับเด็ดที่นำไปใช้ได้จริง ถ้าพร้อมแล้ว มาทำความรู้จักกับ Design Thinking กันเลย Table of Contents Design Thinking คืออะไร?Design Thinking คือ กระบวนการคิดที่เน้นการออกแบบสิ่งต่างๆ เพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ ไปจนถึงออกแบบสินค้าและบริการเพื่อตอบสนองกลุ่มเป้าหมายได้อย่างตรงจุดผ่านการทำความเข้าใจความต้องการของคนเหล่านั้นการ Design Thinking จะมุ่งเน้นที่โซลูชันและการดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการตั้งคำถามกับสมมติฐาน การทำงานร่วมกัน การระดมสมอง และการสร้างต้นแบบ (Prototype) เพื่อทดสอบแนวคิดและรับคำติชม นอกจากนี้การคิดแบบ Design Thinking ยังสนับสนุนการคิดนอกกรอบ เปิดกว้าง สร้างสรรค์และไร้ขีดจำกัด เพื่อรวบรวมไอเดียใหม่ๆ ทั้งหมดมาพัฒนาหรือแก้ปัญหาที่คนส่วนมากคิดว่าทำไม่ได้หนึ่งในแบรนด์ที่สามารถใช้ Design Thinking ได้มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือ Netflix แพลตฟอร์มสตรีมมิ่งชื่อดังนั่นเอง โดยในช่วงก่อตั้งบริษัท Netflix มีคู่แข่งหลักคือ Blockbuster ซึ่งทำธุรกิจเช่าภาพยนตร์ที่ครองอับดับหนึ่งของโลกมานานถึง 28 ปี โดยลูกค้าที่ต้องการเช่าและคืนภาพยนต์จะต้องเดินทางไปรับหรือคืนดีวีดีที่หน้าร้าน ซึ่งเป็นปัญหาหลักสำหรับหลายๆ คนที่ไม่สะดวกเดินทางNetflix ที่มองเห็นและเข้าใจปัญหาดังกล่าวจึงแก้ไขปัญหานั้นด้วยการอำนวยความสะดวกให้ลูกค้าสามารถดูภาพยนต์ที่บ้านได้ง่ายๆ โดยการจัดส่งดีวีดีถึงบ้านลูกค้าโดยตรง ผ่านรูปแบบการรับสมัครข้อมูล (Subscription Model) วิธีการนี้ถือว่าเป็นสิ่งที่ปฏิวัติวงการภาพยนตร์เป็นอย่างมาก แต่ Netflix ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น Netflix ได้พัฒนานวัตกรรมต่างๆ โดยเน้นตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ เช่น บริการสตรีมมิ่งแบบออนดีมานด์ (On-Demand Streaming Service) เพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถดูภาพยนต์ที่ไหน เมื่อไรก็ได้ โดยไม่ต้องรอการจัดส่งดีวีดีอีกต่อไป เรียกได้ว่า Netflix สามารถนำกระบวนการคิดแบบ Design Thinking มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพจนทำให้ปัจจุบันมีผู้ใช้งานทั่วโลกทั้งสิ้น 223.09 ล้านคน ทำไม Design Thinking ถึงมีความสำคัญกับ Digital Workplaceก่อนที่จะทำความเข้าใจว่า Design Thinking มีประโยชน์อย่างไรในการทำงานแบบ Digital Workplace เรามารู้จักกับ Digital Workplace กันก่อนดีกว่าว่า Digital Workplace คืออะไร? เพื่อที่จะได้เข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างสองสิ่งนี้มากยิ่งขึ้นDigital Workplace คือ การทำงานรูปแบบใหม่ที่นำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้งานในทุกขั้นตอน เพื่ออำนวยความสะดวกและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยหัวใจหลักของการทำ Digital Workplace คือการที่ทุกคนสามารถสื่อสารกันได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม เพราะบางครั้งไอเดียเล็กๆ จากพนักงานก็อาจสร้างผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ได้ แต่หากองค์กรทอดทิ้งไอเดียนั้นเพียงเพราะส่งเสียงไปไม่ถึงก็เป็นเรื่องที่น่าเสียดายเช่นกันเพราะฉะนั้นหากนำรูปแบบการคิดแบบ Design Thinking ที่ให้ความสำคัญกับกระบวนการดำเนินการ มารวมกับการทำงานแบบ Digital Workplace ซึ่งเน้นการทำงานที่คล่องตัว ช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้ง่าย ก็จะก่อให้เกิดประโยชน์มากมายต่อองค์กร ดังนี้1. ช่วยลดความเสี่ยงในการลงทุนบริษัทส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญและลงทุนไปกับนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ เพื่อเปิดตัวแนวคิด ผลิตภัณฑ์ และบริการใหม่ๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่ดี แต่หากลงทุนไปโดยไม่ได้เข้าใจความต้องการของผู้ใช้งานตั้งแต่แรก ก็อาจทำให้บริษัทไม่ประสบผลสำเร็จได้ เพราะฉะนั้น Design Thinking จึงช่วยลดความไม่แน่นอนและความเสี่ยงในการลงทุนนวัตกรรมผ่านการสร้างตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้งาน และองค์กรได้ร่วมเรียนรู้ ทดสอบ และพัฒนาจากความผิดพลาด วิธีนี้จึงช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มอัตราความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ2. วัฒนธรรมองค์กรเปลี่ยนไป (ล้มเหลวบ่อย แต่ประสบความสำเร็จเร็ว)การนำ Design Thinking มาใช้ในองค์กรส่งผลให้วัฒนธรรมองค์กรเปลี่ยนแปลงไปด้วยตัวของมันเอง เนื่องจากการคิดเชิงออกแบบจะทำให้พนักงานได้ทำงานร่วมกัน เคารพความคิดเห็นของกันและกัน เปิดกว้างและแสวงหาไอเดียใหม่ๆ เสมอ เพื่อหาวิธีการที่ดีกว่าและเพื่อให้งานออกมาประสบผลสำเร็จDesign Thinking ยังมีแนวคิดการสร้างต้นแบบ (Prototype) เพื่อทดสอบว่าสิ่งที่พนักงานคิดนั้นใช้ได้จริงหรือไม่ ซึ่งนอกจากการสร้าง Prototype จะถือว่าเป็นองค์ประกอบหลักของ Design Thinking แล้ว ยังเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดวัฒนธรรมแห่งนวัตกรรม (Culture of Innovation) อีกด้วย พนักงานจะสามารถจำลองแนวคิดใหม่ๆ และเริ่มทดสอบได้ทันทีเพื่อให้เห็นผลลัพธ์และรับคำติชมได้อย่างรวดเร็ว และถึงแม้ว่าพวกเขาอาจจะต้องล้มเหลวบ่อยครั้ง แต่ประสบการณ์เหล่านั้นจะกลายเป็นเครื่องมือการเรียนรู้ที่ทรงพลัง และเป็นเกราะป้องกันให้พวกเขาไม่กลัวที่จะล้มเหลวอีกต่อไป นำมาซึ่งเส้นทางการแก้ปัญหาที่ชัดเจนและประสบความสำเร็จเร็วกว่าคู่แข่งคนอื่นๆ 3. สามารถจัดการกับปัญหาที่ไม่ทราบสาเหตุได้เป็นอย่างดีDesign Thinking ช่วยให้สามารถจัดการกับปัญหาที่ไม่ชัดเจนหรือไม่ทราบสาเหตุได้ เนื่องจากองค์กรจะให้ความสำคัญกับผู้ใช้เป็นหลัก และมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับผู้ใช้ ทำให้สามารถเข้าใจปัญหาได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ในขณะเดียวกันก็จะสนับสนุนให้ทีม “คิดนอกกรอบ” เพื่อดึงศักยภาพความคิดสร้างสรรค์ของพนักงานออกมาให้มากที่สุด นำไปสู่การค้นพบวิธีการและนวัตกรรมใหม่ๆ ที่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้เป็นอย่างดีเริ่มคิดและลงมือทำ Design Thinking ใน 5 ขั้นตอน1. Empathize – เข้าใจปัญหาด้วยการตั้งคำถามขั้นตอนแรกของ Design Thinking คือการทำความเข้าใจผู้ใช้งาน โดยคุณจะต้องเป็นคนหูไวตาไว ชอบตั้งคำถาม เพื่อหาคำตอบที่เป็นไอเดียใหม่ๆ โดยการตั้งคำถามควรคำนึงถึงผู้ใช้งานเป็นศูนย์กลาง หลังจากนั้นจึงเริ่มค้นหาคำตอบด้วยการเห็นอกเห็นใจผู้ใช้ คุณอาจจะคอยสังเกตการณ์หรือเอาตนเองไปอยู่ในสถานการณ์นั้นเพื่อสร้างการมีส่วนร่วมและทำความเข้าใจปัญหาที่เกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้ง วิธีการนี้จะทำให้คุณได้ข้อมูลเชิงลึกที่แท้จริง รู้ความต้องการและแรงจูงใจของผู้ใช้ และเข้าใจปัญหาที่เป็นรากฐานของการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณต้องการสร้าง2. Define - กำหนดปัญหาและความต้องการให้ชัดเจนหลังจากที่รู้ปัญหาอย่างชัดเจนแล้วก็ถึงเวลานำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์เพื่อคัดกรองและหาสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง โดยการวิเคราะห์จะต้องยึดหลักผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง เพื่อให้มีทิศทางและแนวทางในการปฏิบัติอย่างชัดเจนต่อไป3. Ideate - ระดมความคิดและค้นหาไอเดียที่เป็นไปได้มากที่สุดเมื่อเข้าใจความต้องการของผู้ใช้และวิเคราะห์ปัญหาออกมาเป็นข้อสังเกตต่างๆ แล้ว คุณสามารถเริ่มระดมความคิดเห็นกับคนในทีมได้เลย โดยแต่ละคนจะมองปัญหาจากมุมมองที่แตกต่างกัน ทำให้เห็นปัญหาได้รอบด้านและละเอียดมากขึ้น นอกจากนี้ยังเกิดการคิดนอกกรอบที่จะช่วยให้ทีมได้ไอเดียใหม่ๆ ในการแก้ปัญหา และบางไอเดียอาจช่วยแก้ไขปัญหาได้อย่างรอบคอบอีกด้วย หลังจากนั้นจึงเลือกไอเดียที่น่าทดลอง หรือน่าจะเป็นไปได้มากที่สุดมาทดสอบจริง4. Prototype - แปลงไอเดียให้เป็นรูปเป็นร่างขั้นตอนการสร้าง Prototype...

การทำงานจากหลากหลายกลุ่มย่อยไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นบริษัท Startup ขนาดเล็กหรือบริษัทใหญ่ระดับโลกต่างต้องประสบกับปัญหาของลำดับขั้นการสั่งการ การตรวจสอบงานที่ยุ่งยาก การประยุกต์ใช้แนวคิด Agile ซึ่งเป็นหนึ่งในการทำงานที่เน้นความยืดหยุ่น กระจายงานต่างๆ ในทีม ลดลำดับขั้นตอน จึงเป็นสิ่งที่น่าสนใจเพื่อประยุกต์ใช้ในยุคปัจจุบันAgile มีแนวคิดและแนวทางการทำงานอย่างไร มีบริษัทใดได้ทดลองใช้แล้วบ้าง เราได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาเพื่อให้คุณเข้าใจได้ง่ายๆ ที่นี่ Table of Contents Agile คืออะไร?Agile คือ กระบวนการทำงานที่ลดขั้นตอนการทำงานแบบบัญชาการเป็นขั้นๆ และขั้นตอนการใช้เอกสารอนุมัติลง เน้นการทำงานร่วมกันในแนวราบระหว่างทีม กระจายงานอย่างทั่วถึงมากขึ้น ทำให้สามารถทำงานต่างๆ ได้หลายอย่างในเวลาเดียวกัน ไม่ต้องรอการอนุมัติการสั่งการจากคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าภายใต้รูปแบบการทำงานนี้ยังมีการแบ่งแผนงานเป็นระยะสั้นๆ หลายๆ แผน มากกว่าแผนงานระยะยาวเพียงแผนเดียวซึ่งปรับเปลี่ยนได้ยาก ซึ่งตอบโจทย์สำหรับโลกที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วในยุคปัจจุบันในจุดเริ่มต้น Agile นั้นเกิดจากทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ต้องการกระบวนการทำงานที่รวดเร็วเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า และมันก็ถูกปรับใช้อย่างแพร่หลายในวงการสตาร์ทอัพ และสุดท้ายก็กระจายไปทั่วโลกในฐานะหนึ่งในกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุดAgile มักถูกพูดถึงพร้อมๆ กับกรอบการทำงาน (Framework) อย่าง Scrum ที่เป็นการลดตำแหน่งภายในทีมลง ให้ความสำคัญว่าทุกคนคือ “คนทำงาน” มากขึ้น เน้นการส่งงานเร็ว และบ่อย โดยมีตำแหน่งที่เรียกว่า Product Owner คอยดูแลภาพรวมเป็นหลัก ว่าจะต้องมีการแก้ไขปัญหาอย่างไร ควรปรับปรุงจุดไหนบ้าง คำแถลงการณ์ของ Agileคำแถลงการณ์นี้เกิดขึ้นจากกลุ่มคน 17 คนที่ตั้งกระบวนการ Agile ขึ้น เป็นการระบุ ชี้นำ ว่าผู้ที่ต้องการทำงานกระบวนการ Agile ต้องเป็นไปตามนี้ คือคนและการมีปฏิสัมพันธ์ สำคัญกว่าขั้นตอนและเครื่องมือซอฟต์แวร์ (สำหรับบริษัททั่วไปคือ งาน) ที่ใช้ได้จริง อยู่เหนือกว่าเอกสารที่ครบถ้วนร่วมมือทำงานกับลูกค้า มากกว่าการต่อรองในสัญญาตอบรับกับการเปลี่ยนแปลงมากกว่าการทำตามแผนที่วางเอาไว้แน่นอนว่าเนื้อหาภายใต้คำแถลงการณ์ยังมีสิ่งยิบย่อยลงไป แต่หลักใหญ่ใจความก็จะถูกอ้างอิงตามนี้แทบทั้งสิ้น และหากพิจารณาในคำแถลงดังกล่าวก็นับได้ว่า Agile เป็นหนึ่งในวิธีการทำงานที่เน้นความยืดหยุ่น ไม่ยึดติดกับกรอบเท่าใดนัก แต่ในขณะเดียวกันก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าหากเป็นบริษัทที่มีความยึดมั่นในแผนแหละกฎเกณฑ์สูง วิธีนี้อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีนักข้อดีของ Agile1. ความยืดหยุ่นสูงความยืดหยุ่น เป็นหนึ่งในจุดเด่นที่ชัดเจนที่สุดสำหรับ Agile เพราะกระบวนการทำงานที่ต้องผ่านการอนุมัติจากเบื้องบนจะลดลง เน้นการพูดคุย ปรึกษาในทีมเป็นหลักสำคัญ ทำให้สามารถโยกย้ายงานตามความเหมาะสมได้ จัดการงานตามหลักความเร่งด่วนได้ง่าย2. สามารถทำงานแยกกันได้อย่างมีประสิทธิภาพจากข้อที่แล้ว การทำงานแบบ Agile จะเน้นการทำงานแบบทีมย่อยมากกว่าการสร้างทีมใหญ่แล้วส่งข้อมูลหาคนๆ เดียว ทำให้ในแต่ละทีมสามารถทำงานแยกกันได้ แต่ยังคงต้องมีการสื่อสารระหว่างทีมที่ดี เนื่องจากการทำงานแบบ Agile จะเน้นทำทุกอย่างไปในเวลาเดียวกัน พร้อมๆ กัน หากมีทีมใดทีมหนึ่งช้า อาจทำให้เกิดการเสียกระบวนการทำงานได้3. จัดการปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วการใช้งาน Agile จะเป็นกระบวนการที่ทำให้การทำงาน และการจัดการปัญหาต่างๆ เร็วขึ้นในระยะยาว เนื่องจากลดกระบวนการในการอนุมัติจากหลากหลายตำแหน่งลง ทุกคนสามารถเห็นปัญหา นำเสนอปัญหา และใช้กระบวนการต่างๆ ในการแก้ไขโดยไม่จำเป็นต้องผ่านการการอนุมัติแบบซ้ำซ้อน เน้นการสื่อสารและความเข้าใจของคนในทีมเป็นหลักสิ่งสำคัญในการสร้าง Agile คืออาจกินเวลาในช่วงแรก เนื่องจากคนไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบองค์รวม ยังติดการทำงานแบบ Water Fall หรือการรอรับคำสั่งแบบเดิมๆ อยู่ การทำงานแบบ Agile ของบริษัทใหญ่Microsoftบริษัทระดับโลกอย่าง Microsoft เป็นหนึ่งในบริษัทที่มีการกล่าวถึง Agile อยู่บ่อยครั้ง และมองว่าเป็นอีกหนึ่งกระบวนการทำงานที่มีประโยชน์ และมีประสิทธิภาพ โดยทาง Microsoft มีการใช้กระบวนการดังกล่าวในการสร้างซอฟต์แวร์ราวปี 2008 โดยการศีกษาช่วงแรกมีการระบุว่าแม้แต่ตัว Microsoft เองก็ยังต้องปรับตัวพอสมควรเช่นกันAaron Bjork หนึ่งในทีม Management ของ Microsoft ได้มีการแชร์ความรู้เกี่ยวกับการทำ Agile ช่วงเริ่มแรกไว้ว่า ทางฝ่ายบริหารของบริษัทจะใช้การกำหนดสโคปและเป้าหมาย ให้ทุกคนในบริษัทรู้ทั่วกัน ว่าในช่วงเวลาดังกล่าวมีทิศทางเป็นอย่างไร ก่อนจะเปิดกว้างให้คนในทีมสามารถนำเสนองานอย่างอิสระ และทำงานอย่างเสรีมากกว่าการสั่งงานแบบเป็นลำดับขั้นเหมือนกับอดีต และเน้นให้แต่ละทีมมีการจัดการกันเองGoogleอีกหนึ่งบริษัทที่น่าสนใจสำหรับการประยุกต์ใช้ Agile คือ Google ที่เป็นบริษัทที่ขึ้นชื่อด้านความไว และความยืดหยุ่นอยู่แล้ว โดยหนึ่งใน Case Study ที่พบได้บ่อยคือการสร้าง Google Chrome นั่นเองในช่วงต้นทาง Google ได้มีการกำหนดระยะเวลา 6 สัปดาห์ ในการปล่อยฟีเจอร์ใหม่ๆ ออกมาอยู่เสมอ และมีการแบ่งทีมต่างๆ ให้ย่อยลงเพื่อทำให้การจัดการอยู่ในแนวระนาบมากขึ้น มากกว่าการสั่งการจากบนลงล่าง ซึ่งแน่นอนว่าพนักงานบางคนภายใน Google ก็มองว่าวิธีนี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร และมีความรีบเร่งแข่งขันเกินไปในภายหลัง Google จึงมีการประยุกต์ Agile ควบคู่ไปกับวิธีการอื่นๆ เพื่อใช้งานทั้งกับโปรเจ็คระยะสั้น และระยะยาว ทำให้ได้ผลงานที่หลากหลาย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จะทำอย่างไรหากอยากทำงานแบบ Agileวิธีการทำงานด้วยแนวคิด Agile ไม่ใช่สิ่งที่ครอบคลุมทุกอย่าง และตัว Agile เองก็มีจุดบอดดังที่ระบุไว้ ว่าหากทีมใดทีมหนึ่งมีความล่าช้า หรือการติดต่อสื่อสารนั้นไม่เป็นไปตามที่ควร การทำงานแบบ Agile เองก็สามารถล้มเหลวได้ ดังนั้นคำแนะนำในการทำงานแบบ Agile ในบทความนี้จึงเริ่มจากคำแนะนำง่ายๆ ที่คุณสามารถปฏิบัติได้1. วางแผนการทำงานแบบทีมเล็กๆจากตัวอย่างข้างต้น ชัดเจนว่า Agile อาจไม่ใช่สิ่งที่เหมาะหากประยุกต์ใช้กับบริษัท ดังนั้นจุดเริ่มต้นควรอยู่ในระดับทีมเล็กๆ โดยวางแผนการทำงานที่ไม่เน้นการสั่งการจากบนลงล่าง แต่เน้นการแชร์ความรู้ เป้าหมาย และมอบหมายการจัดการเพื่อนำเสนอสิ่งต่างๆ จากล่างขึ้นบนว่าควรทำอย่างไร เป้าหมายจึงจะสำเร็จที่สำคัญที่สุด ควรมีผู้มีอำนาจตัดสินใจในทีม ที่มีความรู้ความเข้าในเกี่ยวกับ Product นั้นๆ เพื่อลดลำดับขั้นการบัญชาการ ทำให้การทำงานรวดเร็วมากยิ่งขึ้น2. แบ่งช่วงเวลาการทำงานให้สั้นลงAgile เป็นการทำงานที่ให้ความสำคัญกับการ Sprint หรือการทำงานแบบเร่งจังหวะสั้นๆ เร็วๆ หลายๆ ครั้ง เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ได้ทันท่วงที มากกว่าแผนการรูปแบบยาวๆ ดังนั้นการประชุมสั้นๆ วันละครั้งให้ทุกคนรับรู้ว่าวันนั้นต้องทำอย่างไร มีการอัปเดตความคืบหน้างานอยู่บ่อยๆ จะเหมาะกับการ Agile แต่ทั้งนี้ต้องดูความเหมาะสมกับงานและสมาชิกภายในทีมด้วย3. ความล้มเหลวคือเรื่องปกติของ Agileสิ่งที่ต้องมีใน Agile คือการยอมรับความผิดพลาด เนื่องจากหนึ่งในสิ่งที่อยู่ในกระบวนการ Agile...