เคล็ดลับจัดตารางชีวิตเป็นระเบียบด้วย Bullet Journal (BUJO)

การพรีเซนต์งานที่ดีเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างความน่าสนใจให้กับผลงาน เพราะการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นแค่การบอกเนื้อหาที่อยากสื่อเพียงเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความโดดเด่นให้กับงานและสามารถโน้มน้าวให้ผู้ฟังเชื่อมั่นในสิ่งที่คุณนำเสนอได้เป็นอย่างมากแม้จะไม่ใช่ทุกคนที่เกิดมาพร้อมกับความมั่นใจในการสื่อสาร แต่ทักษะการพรีเซนต์งานอย่างมืออาชีพเป็นเรื่องที่สามารถสร้างได้ ด้วย 5 เคล็ดลับพรีเซนต์งานที่จะช่วยให้คุณมั่นใจในตัวเองมากยิ่งขึ้น! Table of Contents เคล็ดลับพรีเซนต์งานที่คุณควรรู้1. เปิดตัวให้น่าสนใจและเข้าใจง่ายVanessa Van Edwards นักวิจัยจาก Science of People ได้ให้ความเห็นว่า ความประทับใจแรกเป็นสิ่งสำคัญที่มีส่วนช่วยในการดึงดูดความสนใจของผู้ฟังเป็นอย่างมาก ช่วงเวลาเพียง 7 วินาทีหลังจากที่พบหน้ากันอาจเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญในความสำเร็จและความล้มเหลวได้เลยทีเดียวการเลือกการเปิดตัวที่มีความโดดเด่น กล่าวประโยคที่เข้าใจได้ง่าย ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่ฟัง โดยคุณอาจเริ่มง่ายๆ เช่น การยกคำพูดของคนดังที่กลุ่มผู้ฟังส่วนมากอาจรู้จัก หรือเปิดด้วยประโยคคำถาม ทำให้ผู้ฟังเกิดความสนใจ และสร้างอารมณ์ร่วมก่อนการแสดงผลงาน เป็นอีกหนึ่งในวิธีที่ดีในการพรีเซนต์นอกเหนือจากนั้นคุณควรมี Agenda การพูดให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้ฟังรู้ว่าพวกเขากำลังจะได้รับฟังอะไร หรืออย่างน้อยๆ ตัวคุณเองจะได้รู้ว่าต้องพูดอะไร และจบตรงไหน เพื่อให้การพรีเซนต์ทั้งหมดมีประสิทธิภาพ 2. สื่อสารด้วยภาพการพรีเซนต์งานไม่ได้เป็นการขึ้นแสดงเดี่ยวไมโครโฟนที่เน้นผู้พูดเป็นหลัก หากแต่เป็นการนำเสนอสิ่งที่ต้องการด้วยวิธีการต่างๆ มากมายโดยคาดหวังว่าผู้ฟังจะได้บางสิ่งบางอย่างกลับไป ดังนั้นภาพ หรือสไลด์ประกอบย่อมเป็นสิ่งจำเป็นสไลด์ที่ดีควรเป็นเพียงองค์ประกอบเสริมที่ช่วยให้ผู้ฟังเห็นภาพและนึกตามได้ง่ายขึ้น ไม่ใช่จุดดึงความสนใจ การใช้ภาพประกอบที่สามารถสื่อความหมายให้ตรงกับเรื่องที่คุณต้องการสื่อสารในแต่ละบูลเล็ทจึงเป็นหนึ่งวิธีที่จะตรึงใจผู้ฟังให้จดจำเนื้อหาที่คุณพูดได้มากกว่าเรื่องดังกล่าวสอดคล้องกับการทดสอบความจำมนุษย์ของนักชีววิทยาระดับโมเลกุลอย่าง John Medina ที่เผยว่าการสื่อสารด้วยรูปภาพสามารถเพิ่มความสามารถในการจดจำเนื้อหาให้กับผู้ฟังได้มากกว่าการใช้ตัวอักษรสูงถึง 65% ทำให้เห็นชัดว่าการมีภาพประกอบที่เหมาะสมสำคัญกว่าการอัดเนื้อหาเยอะๆ ลงในสไลด์3. ใช้โทนเสียงที่เหมาะสมการใช้โทนเสียงสูงต่ำที่มีความแตกต่างกันและการเว้นจังหวะเพื่อเน้นความสำคัญของข้อความคือวิธีใช้เสียงที่มีพลังในการโน้มน้าวใจคนฟังอย่างแท้จริง โดยศาสตราจารย์ด้านการตลาดอย่าง Wharton และ Jonah Berger ได้เผยว่าผู้ที่ใช้ระดับโทนเสียงที่แตกต่างกันในการพูดจะมีความมั่นใจในตนเองมากขึ้น ทำให้สามารถนำเสนองานได้อย่างมีประสิทธิภาพแม้ว่าการควบคุมโทนเสียงในช่วงเวลาที่ตื่นเต้นจะม่ใช่เรื่องง่าย แต่คุณสามารถควบคุมน้ำเสียงให้มีความเหมาะสมได้ด้วยการฝึกควบคุมลมหายใจเข้าออกลึกๆ เพื่อเรียกพลังและกล้าที่จะพูดออกไปอย่างเต็มที่ 4. ภาษากายที่มั่นใจและเป็นธรรมชาติภาษากายคือสิ่งแรกที่ผู้ฟังสามารถสังเกตเห็นได้จากผู้นำเสนอ ซึ่งการแสดงออกถึงความมั่นใจในสิ่งที่พูดจะช่วยเสริมสร้างบุคลิคภาพที่ดีและเป็นมืออาชีพให้ผู้พูดได้เป็นอย่างมาก วิธีการสื่อสารภาษากายที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือนั้นได้แก่ท่าทางการยืนก่อนการนำเสนอ ท่าทางการยืนที่มั่นคงสามารถช่วยลดความวิตกกังวลผ่านการเพิ่มขึ้นของฮอร์โมน Testosterone คือ การวางมือไว้ที่ด้านข้างของสะโพก เชิดคางและยืดอกขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้นำเสนอมีความมั่นใจมากยิ่งขึ้นระหว่างการนำเสนอ ท่าทางการยืนที่ดีจะช่วยให้ผู้พูดดูผ่าเผยอย่างเป็นธรรมชาติ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วคือ การยืนตรง หน้าอกผายและไหล่ผึ่ง ที่แสดงถึงความมั่นใจ ตั้งใจ และเป็นจุดดึงสายตาของผู้คนได้ดีสีหน้าและการสบตาการเลือกใช้สีหน้าให้สอดคล้องกับ Mood&Tone ของเรื่องที่นำเสนอควบคู่ไปกับการใช้ Eye Contact เพื่อสื่อสารความรู้สึก ความเชื่อมั่นและพลังในตัวคุณให้กับผู้ฟังเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นธรรมชาติ โดยคุณสามารถใช้การมองกวาดทั่วห้องและสลับกับการมองผู้ฟังเป็นรายคนประมาณคนละ 3-5 วินาทีเพื่อสร้างการสื่อสารอารมณ์ให้ดูเป็นธรรมชาติวิธีการวางมือการวางมือเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบของการสร้างบุคลิคภาพที่ดี ซึ่งวิธีการวางมือระหว่างพรีเซนต์ที่สามารถสร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้พูดได้อย่างเป็นธรรมชาติ ได้แก่ การแบมือทั้งสองข้าง การวางมือไว้บริเวณหน้าท้อง การใช้มือนับเลขและการผายมือให้เหมาะกับเนื้อหาและจังหวะการพูด 5. ฝึกฝนและพัฒนาซ้ำๆการฝึกฝนซ้ำๆ จะช่วยสร้างความมั่นใจและความคุ้นเคยให้กับร่างกายของคุณ ทั้งในด้านของการจดจำเนื้อหาและความทรงจำของกล้ามเนื้อ ซึ่งความคุ้นช่วยให้การพูดของคุณเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้การฝึกฝนผ่านการจำลองสถานการณ์นำเสนอจริงกับคนจริงๆ หรือการอัดวิดิโอยังช่วยให้ผู้พูดทราบแนวทางการพัฒนาทักษะการพูดจากมุมมองที่แตกต่างแต่เป็นตัวเองได้อีกด้วยสรุปการพรีเซนต์งานที่เต็มเปี่ยมไปด้วยความมั่นใจจะช่วยเพิ่มความโดดเด่นให้กับคุณได้เป็นอย่างมาก แต่อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ต้องห้ามลืมคือการที่ดีเนื้อหาการพรีเซนต์ที่น่าสนใจเพื่อทำให้ดึงดูดผู้คนได้มากยิ่งขึ้น และแน่นอนว่าการพรีเซน์งานที่ดีต้องมีตัวช่วยเป็นเทคโนโลยีที่เหมาะสมการนำเสนองานผ่าน True VROOM ห้องประชุมออนไลน์ยุคใหม่ฝีมือคนไทย จะช่วยให้คุณสามารถนำเสนองานได้อย่างราบรื่นไม่มีสะดุด ด้วยฟังก์ชันช่วยงานที่หลากหลาย รองรับคนจำนวนมาก ทำให้คุณสามารถสร้างการพรีเซนต์ที่มีคุณภาพในแบบของคุณเองได้อย่างแน่นอน สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ True VROOMอ้างอิงMission to the MoonJobsDBTechsaurce-ConnextMudium.com

ทำไมต้องมี Agenda Meetingเชื่อว่าคนไม่น้อยคงเคยมีประสบการณ์ที่ไม่ค่อยจะดีนักเกี่ยวกับการประชุม เช่น การถูกเรียกประชุมกะทันหัน ต้องเข้าร่วมการประชุมอย่างเร่งรีบทั้งที่ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับการประชุมในครั้งนั้นเลย หรือการที่เวลาที่ใช้ในการประชุมถูกใช้ไปอย่างยาวนานกับหัวข้อนอกเรื่องที่ไม่ได้นำไปสู่ข้อสรุปที่เราต้องการเสียทีจนกลายเป็นว่าสิ่งที่ได้จากการประชุมกลับเป็นการใช้เวลาและพลังงานไปกับการประชุมอย่างไม่คุ้มค่า และได้ผลตอบแทนกลับมาเป็นความเหนื่อยล้าและผลงานที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งเราสามารถหลีกเลี่ยงผลลัพธ์แย่ๆเหล่านั้นได้ด้วยสิ่งที่เรียกว่า Agenda Meeting Table of Contents รู้จักกับ Agenda MeetingAgenda Meeting หรือ วาระการประชุม คือ แผนการ เป้าหมาย สิ่งที่ผู้เข้าร่วมการประชุมคาดหวังที่จะได้ระหว่างการประชุม โดยมีการแจกแจงให้ผู้เข้าร่วมการประชุมว่าในการเข้าร่วมครั้งนี้จะมีอะไรเกิดขึ้นบ้างและต้องเตรียมตัวอย่างไรสำหรับการประชุมการวาง Agenda Meeting สามารถเขียนได้หลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การใช้ Bullet เป็นข้อๆ หรือแม้แต่การทำตาราง ทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับผู้ที่วางแผนการประชุมเป็นหลัก ทำไม Agenda ถึงสำคัญการที่เราจัดทำ Agenda Meeting หรือ วาระการประชุมนั้นสามารถทำให้การประชุมโดยองค์รวมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ทางเป็นทางการหรือไม่ทางการ การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมเป็นจำนวนมากหรือน้อยเพียงใด โดย Agenda มีความสำคัญหลักๆ ดังนี้1. เป็นการกำหนดระยะเวลาการประชุมการวางวาระการประชุมเอาไว้ทำให้เราสามารถคาดประมาณสิ่งที่จะเกิดขึ้น และนำมาพิจารณาเวลาที่ควรจะใช้ไปกับส่วนต่างๆในการประชุม เช่น เนื้อหา การตอบข้อซักถาม ร่วมกันสรุปหาวิธีการ และใช้เป็นเกณฑ์ให้ผู้ดำเนินการประชุมควบคุมการอภิปรายให้เป็นไปตามกำหนดการให้ได้มากที่สุด2. ทำให้ผู้ประชุมรู้หัวข้อการประชุมทั้งหมดล่วงหน้าวาระการประชุมจะถูกแจกจ่ายให้กับผู้ที่ต้องเข้าร่วมการประชุมล่วงหน้าก่อนการประชุมจะเริ่มขึ้น ทำให้สามารถทำความเข้าใจเนื้อหาล่วงหน้าได้และทำให้ง่ายต่อการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสะดวกอย่างยิ่งสำหรับการประชุมปกติจนถึงการนำเสนอผลงานต่างๆ3. ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรับรู้ความรับผิดชอบของตนเองเมื่อทราบหัวข้อที่จะประชุมแล้วผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมก็จะสามารถเตรียมตัว จัดสรรเวลาให้ลงตัว เตรียมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการอภิปรายทำให้ลดภาระของผู้เข้าร่วมและช่วยให้ดำเนินการต่างๆได้อย่างทันท่วงที เทคนิคการวาง Agenda Meeting อย่างมีประสิทธิภาพ1. มีการกำหนดว่าใครร่วมประชุม ก่อนวาง Agenda Meeting ควรกำหนดบทบาทและระบุวัน เวลา สถานที่ให้ชัดเจน และแจ้งผู้ที่ต้องเข้าร่วมล่วงหน้าว่าใครที่จำเป็นจะต้องเข้าร่วมการประชุมเพื่อรับทราบข้อมูล ใครเป็นผู้ที่จะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบหลังจากที่ได้ข้อสรุปแล้ว เป็นต้น เพื่อให้แต่ละคนมีเวลาสำหรับเตรียมตัวเข้าร่วมและทำให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น2. มีจุดประสงค์การประชุมชัดเจน ว่าอยากที่จะได้อะไรจากการประชุมในแต่ละครั้ง อยากได้ความคิดเห็นเชิงลึกสำหรับหาวิธีแก้ปัญหาร่วมกัน ต้องการหาตัวแทนในการรับผิดชอบ หรือเพียงอยากแจ้งให้ทราบเพื่อทำความเข้าใจให้ตรงกัน เป็นต้น3. วางหัวข้อให้กระชับ ไม่เวิ่นเว้อ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคน จะให้ดีควรเป็นหัวข้อที่ส่งผลกระทบกับผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อการมีส่วนร่วมและความกระตือรือร้นในที่ประชุม4. ไม่ใส่หัวข้อเยอะจนเกินไป เพราะยิ่งหัวข้อมากขึ้นเวลาที่ใช้ก็จะยิ่งมากขึ้นตามไปด้วย เวลาที่ยาวนานนอกจากจะทำให้เหนื่อยล้าแล้วยังง่ายต่อการหลุดออกจากสมาธิจนอาจจะเกิดความผิดพลาดขึ้นได้5. มีเอกสารประกอบที่จำเป็นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทำความเข้าใจล่วงหน้า อีกทั้งยังสามารถนำมาใช้อ้างอิงจากแหล่งที่มาเดียวกันได้อีกด้วยสิ่งสำคัญเลยคือ “Agenda ไม่จำเป็นต้องดูทางการเสมอไป” เราสามารถปรับคำพูดและรูปแบบของ Agenda ให้มีความนุ่มนวล ไหลลื่น และเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมประชุม เช่น การประชุมระหว่างเพื่อน การประชุมในทีมเล็กๆ หรือแม้แต่การประชุมแบบ 1-1 ก็ตาม ตัวอย่างการวาง Agendaหัวข้อการประชุม : วิธีลดความเครียดของพนักงานผู้เข้าร่วม : หัวหน้าทีม HR และพนักงานทุกคนในทีมวันที่ประชุม : 8 สิงหาคม 2565 เวลา : 13.00 - 15.00 น. สถานที่ : ห้องประชุม A บริษัท Aระบุปัญหาที่เกิดขึ้นในบริษัทผลกระทบที่เกิดขึ้นในช่วงที่ผ่านมาวิธีการแก้ไข (Brainstorm)มอบหมายหน้าที่แต่ละคนในทีมสรุปผลการประชุม พร้อมระบุสิ่งที่ต้องทำต่อไปการวาง Agenda สามารถทำได้ง่ายๆ ตามที่ระบุไว้ข้างต้น และสามารถเพิ่มเติมสิ่งต่างๆ ได้ตามความเคร่งครัดและรูปแบบของการประชุม เช่น สามารกำหนดช่วงเวลาในการพูดของแต่ละหัวข้อ กำหนดผู้พูด หรือระบุเอกสารที่แนบมากับการประชุม เพื่อให้การแก้ไขปัญหาดังกล่าวไหลลื่นยิ่งขึ้นสรุปจากข้อมูลทั้งหมดคงชัดเจนแล้วว่าการการวาง Agenda เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประชุมจริงๆ และยังสามารถทำได้ง่ายๆ ซึ่งผู้ควบคุมการประชุมต้องมีเพื่อให้ช่วงเวลาการพูดคุยเป็นไปอย่างมีระเบียบแบบแผนมากที่สุดนอกจากการมี Agenda ที่ดีแล้ว การมีเทคโนโลยีซัพพอร์ตที่เหมาะสมก็สำคัญเช่นกัน ซึ่ง True VROOM เป็นอีกหนึ่งนวัตกรรมการประชุมที่น่าสนใจ ที่รองรับรูปแบบการประชุมที่หลากหลาย มีฟังก์ชันต่างๆ ครบครัน ทำให้ทุกๆ คนสามารถเข้าถึงการประชุมได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ หากคุณสนใจสามารถเข้าดูรายละเอียดได้ที่ True VROOMอ้างอิงJob ThaiClickUpNuclio