7 เหตุผล ทำไมบริษัทจึงควรมี Smart Office

การทำงานจากหลากหลายกลุ่มย่อยไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นบริษัท Startup ขนาดเล็กหรือบริษัทใหญ่ระดับโลกต่างต้องประสบกับปัญหาของลำดับขั้นการสั่งการ การตรวจสอบงานที่ยุ่งยาก การประยุกต์ใช้แนวคิด Agile ซึ่งเป็นหนึ่งในการทำงานที่เน้นความยืดหยุ่น กระจายงานต่างๆ ในทีม ลดลำดับขั้นตอน จึงเป็นสิ่งที่น่าสนใจเพื่อประยุกต์ใช้ในยุคปัจจุบันAgile มีแนวคิดและแนวทางการทำงานอย่างไร มีบริษัทใดได้ทดลองใช้แล้วบ้าง เราได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาเพื่อให้คุณเข้าใจได้ง่ายๆ ที่นี่ Table of Contents Agile คืออะไร?Agile คือ กระบวนการทำงานที่ลดขั้นตอนการทำงานแบบบัญชาการเป็นขั้นๆ และขั้นตอนการใช้เอกสารอนุมัติลง เน้นการทำงานร่วมกันในแนวราบระหว่างทีม กระจายงานอย่างทั่วถึงมากขึ้น ทำให้สามารถทำงานต่างๆ ได้หลายอย่างในเวลาเดียวกัน ไม่ต้องรอการอนุมัติการสั่งการจากคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าภายใต้รูปแบบการทำงานนี้ยังมีการแบ่งแผนงานเป็นระยะสั้นๆ หลายๆ แผน มากกว่าแผนงานระยะยาวเพียงแผนเดียวซึ่งปรับเปลี่ยนได้ยาก ซึ่งตอบโจทย์สำหรับโลกที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วในยุคปัจจุบันในจุดเริ่มต้น Agile นั้นเกิดจากทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ต้องการกระบวนการทำงานที่รวดเร็วเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า และมันก็ถูกปรับใช้อย่างแพร่หลายในวงการสตาร์ทอัพ และสุดท้ายก็กระจายไปทั่วโลกในฐานะหนึ่งในกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุดAgile มักถูกพูดถึงพร้อมๆ กับกรอบการทำงาน (Framework) อย่าง Scrum ที่เป็นการลดตำแหน่งภายในทีมลง ให้ความสำคัญว่าทุกคนคือ “คนทำงาน” มากขึ้น เน้นการส่งงานเร็ว และบ่อย โดยมีตำแหน่งที่เรียกว่า Product Owner คอยดูแลภาพรวมเป็นหลัก ว่าจะต้องมีการแก้ไขปัญหาอย่างไร ควรปรับปรุงจุดไหนบ้าง คำแถลงการณ์ของ Agileคำแถลงการณ์นี้เกิดขึ้นจากกลุ่มคน 17 คนที่ตั้งกระบวนการ Agile ขึ้น เป็นการระบุ ชี้นำ ว่าผู้ที่ต้องการทำงานกระบวนการ Agile ต้องเป็นไปตามนี้ คือคนและการมีปฏิสัมพันธ์ สำคัญกว่าขั้นตอนและเครื่องมือซอฟต์แวร์ (สำหรับบริษัททั่วไปคือ งาน) ที่ใช้ได้จริง อยู่เหนือกว่าเอกสารที่ครบถ้วนร่วมมือทำงานกับลูกค้า มากกว่าการต่อรองในสัญญาตอบรับกับการเปลี่ยนแปลงมากกว่าการทำตามแผนที่วางเอาไว้แน่นอนว่าเนื้อหาภายใต้คำแถลงการณ์ยังมีสิ่งยิบย่อยลงไป แต่หลักใหญ่ใจความก็จะถูกอ้างอิงตามนี้แทบทั้งสิ้น และหากพิจารณาในคำแถลงดังกล่าวก็นับได้ว่า Agile เป็นหนึ่งในวิธีการทำงานที่เน้นความยืดหยุ่น ไม่ยึดติดกับกรอบเท่าใดนัก แต่ในขณะเดียวกันก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าหากเป็นบริษัทที่มีความยึดมั่นในแผนแหละกฎเกณฑ์สูง วิธีนี้อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีนักข้อดีของ Agile1. ความยืดหยุ่นสูงความยืดหยุ่น เป็นหนึ่งในจุดเด่นที่ชัดเจนที่สุดสำหรับ Agile เพราะกระบวนการทำงานที่ต้องผ่านการอนุมัติจากเบื้องบนจะลดลง เน้นการพูดคุย ปรึกษาในทีมเป็นหลักสำคัญ ทำให้สามารถโยกย้ายงานตามความเหมาะสมได้ จัดการงานตามหลักความเร่งด่วนได้ง่าย2. สามารถทำงานแยกกันได้อย่างมีประสิทธิภาพจากข้อที่แล้ว การทำงานแบบ Agile จะเน้นการทำงานแบบทีมย่อยมากกว่าการสร้างทีมใหญ่แล้วส่งข้อมูลหาคนๆ เดียว ทำให้ในแต่ละทีมสามารถทำงานแยกกันได้ แต่ยังคงต้องมีการสื่อสารระหว่างทีมที่ดี เนื่องจากการทำงานแบบ Agile จะเน้นทำทุกอย่างไปในเวลาเดียวกัน พร้อมๆ กัน หากมีทีมใดทีมหนึ่งช้า อาจทำให้เกิดการเสียกระบวนการทำงานได้3. จัดการปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วการใช้งาน Agile จะเป็นกระบวนการที่ทำให้การทำงาน และการจัดการปัญหาต่างๆ เร็วขึ้นในระยะยาว เนื่องจากลดกระบวนการในการอนุมัติจากหลากหลายตำแหน่งลง ทุกคนสามารถเห็นปัญหา นำเสนอปัญหา และใช้กระบวนการต่างๆ ในการแก้ไขโดยไม่จำเป็นต้องผ่านการการอนุมัติแบบซ้ำซ้อน เน้นการสื่อสารและความเข้าใจของคนในทีมเป็นหลักสิ่งสำคัญในการสร้าง Agile คืออาจกินเวลาในช่วงแรก เนื่องจากคนไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบองค์รวม ยังติดการทำงานแบบ Water Fall หรือการรอรับคำสั่งแบบเดิมๆ อยู่ การทำงานแบบ Agile ของบริษัทใหญ่Microsoftบริษัทระดับโลกอย่าง Microsoft เป็นหนึ่งในบริษัทที่มีการกล่าวถึง Agile อยู่บ่อยครั้ง และมองว่าเป็นอีกหนึ่งกระบวนการทำงานที่มีประโยชน์ และมีประสิทธิภาพ โดยทาง Microsoft มีการใช้กระบวนการดังกล่าวในการสร้างซอฟต์แวร์ราวปี 2008 โดยการศีกษาช่วงแรกมีการระบุว่าแม้แต่ตัว Microsoft เองก็ยังต้องปรับตัวพอสมควรเช่นกันAaron Bjork หนึ่งในทีม Management ของ Microsoft ได้มีการแชร์ความรู้เกี่ยวกับการทำ Agile ช่วงเริ่มแรกไว้ว่า ทางฝ่ายบริหารของบริษัทจะใช้การกำหนดสโคปและเป้าหมาย ให้ทุกคนในบริษัทรู้ทั่วกัน ว่าในช่วงเวลาดังกล่าวมีทิศทางเป็นอย่างไร ก่อนจะเปิดกว้างให้คนในทีมสามารถนำเสนองานอย่างอิสระ และทำงานอย่างเสรีมากกว่าการสั่งงานแบบเป็นลำดับขั้นเหมือนกับอดีต และเน้นให้แต่ละทีมมีการจัดการกันเองGoogleอีกหนึ่งบริษัทที่น่าสนใจสำหรับการประยุกต์ใช้ Agile คือ Google ที่เป็นบริษัทที่ขึ้นชื่อด้านความไว และความยืดหยุ่นอยู่แล้ว โดยหนึ่งใน Case Study ที่พบได้บ่อยคือการสร้าง Google Chrome นั่นเองในช่วงต้นทาง Google ได้มีการกำหนดระยะเวลา 6 สัปดาห์ ในการปล่อยฟีเจอร์ใหม่ๆ ออกมาอยู่เสมอ และมีการแบ่งทีมต่างๆ ให้ย่อยลงเพื่อทำให้การจัดการอยู่ในแนวระนาบมากขึ้น มากกว่าการสั่งการจากบนลงล่าง ซึ่งแน่นอนว่าพนักงานบางคนภายใน Google ก็มองว่าวิธีนี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร และมีความรีบเร่งแข่งขันเกินไปในภายหลัง Google จึงมีการประยุกต์ Agile ควบคู่ไปกับวิธีการอื่นๆ เพื่อใช้งานทั้งกับโปรเจ็คระยะสั้น และระยะยาว ทำให้ได้ผลงานที่หลากหลาย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จะทำอย่างไรหากอยากทำงานแบบ Agileวิธีการทำงานด้วยแนวคิด Agile ไม่ใช่สิ่งที่ครอบคลุมทุกอย่าง และตัว Agile เองก็มีจุดบอดดังที่ระบุไว้ ว่าหากทีมใดทีมหนึ่งมีความล่าช้า หรือการติดต่อสื่อสารนั้นไม่เป็นไปตามที่ควร การทำงานแบบ Agile เองก็สามารถล้มเหลวได้ ดังนั้นคำแนะนำในการทำงานแบบ Agile ในบทความนี้จึงเริ่มจากคำแนะนำง่ายๆ ที่คุณสามารถปฏิบัติได้1. วางแผนการทำงานแบบทีมเล็กๆจากตัวอย่างข้างต้น ชัดเจนว่า Agile อาจไม่ใช่สิ่งที่เหมาะหากประยุกต์ใช้กับบริษัท ดังนั้นจุดเริ่มต้นควรอยู่ในระดับทีมเล็กๆ โดยวางแผนการทำงานที่ไม่เน้นการสั่งการจากบนลงล่าง แต่เน้นการแชร์ความรู้ เป้าหมาย และมอบหมายการจัดการเพื่อนำเสนอสิ่งต่างๆ จากล่างขึ้นบนว่าควรทำอย่างไร เป้าหมายจึงจะสำเร็จที่สำคัญที่สุด ควรมีผู้มีอำนาจตัดสินใจในทีม ที่มีความรู้ความเข้าในเกี่ยวกับ Product นั้นๆ เพื่อลดลำดับขั้นการบัญชาการ ทำให้การทำงานรวดเร็วมากยิ่งขึ้น2. แบ่งช่วงเวลาการทำงานให้สั้นลงAgile เป็นการทำงานที่ให้ความสำคัญกับการ Sprint หรือการทำงานแบบเร่งจังหวะสั้นๆ เร็วๆ หลายๆ ครั้ง เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ได้ทันท่วงที มากกว่าแผนการรูปแบบยาวๆ ดังนั้นการประชุมสั้นๆ วันละครั้งให้ทุกคนรับรู้ว่าวันนั้นต้องทำอย่างไร มีการอัปเดตความคืบหน้างานอยู่บ่อยๆ จะเหมาะกับการ Agile แต่ทั้งนี้ต้องดูความเหมาะสมกับงานและสมาชิกภายในทีมด้วย3. ความล้มเหลวคือเรื่องปกติของ Agileสิ่งที่ต้องมีใน Agile คือการยอมรับความผิดพลาด เนื่องจากหนึ่งในสิ่งที่อยู่ในกระบวนการ Agile...

Company Culture คือหนึ่งในรากฐานสำคัญที่ช่วยให้บริษัทสามารถอยู่ได้ในระยะยาว การมีวัฒนธรรมที่ดีนอกจากจะเสริมสร้างบรรยากาศที่เหมาะสมในบริษัท ยังช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีความสุขอีกด้วย และสิ่งที่น่าสนใจคือนอกจากจะส่งผลกับสภาพภายในองค์กรแล้ว การมี Company Culture ที่ดียังส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงานที่มีคุณภาพยิ่งขึ้นด้วย Table of Contents อะไรคือ Company CultureCompany Culture หรือ วัฒนธรรมองค์กร คือ แนวทาง ระบบ ระเบียบ ไปจนถึงพฤติกรรมของคนในองค์กรที่หล่อหลอมกันจนเป็นความคุ้นชิน และกลายเป็นพื้นฐานความรู้ความเข้าใจขององค์กรนั้นๆ และแน่นอนว่าวัฒนธรรมองค์กรมักมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอๆ ตามทัศนคติของผู้บริหารไปจนถึงการกระทำของคนในองค์กรเราจึงได้เห็นความเปลี่ยนแปลงมากมายขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง และในขณะเดียวกันก็มีองค์กรที่แทบไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงแต่อย่างใดหาก Company Culture มีความแข็งแรง หรือเชื่อมโยงกับสิ่งที่เป็นกฎเกณฑ์ขององค์กรดังกล่าวCompany Culture ส่งผลอย่างไรต่อ Employee ProductivityCompany Culture เปรียบเสมือนรากฐานในการทำงานที่ส่งผลกระทบทั้งทางตรงและทางอ้อมไปยัง Employee Productivity (ผลิตภาพของพนักงาน) ขึ้นอยู่กับว่า Culture ดังกล่าวเป็นอย่างไรเช่น หาก Company Culture สนับสนุนการแสดงออกภายในบริษัท ก็มีแนวโน้มที่พนักงานจะนำเสนอสิ่งต่างๆ หรือมุมมองใหม่ๆ ตามแบบฉบับของตนเองมากขึ้น แต่ถ้า Culture ของบริษัทดังกล่าวเน้นการสั่งการแบบทางเดียว ก็จะปิดโอกาสในการนำเสนอสิ่งใหม่ๆ เน้นให้พนักงานทำตามคำสั่งเพียงอย่างเดียว ซึ่งในส่วนนี้ก็จะมีความเหมาะสมแตกต่างกันออกไปในแต่ละบริษัท การวางแผนสร้าง Employee Productivity ให้ดียิ่งขึ้น ก็เปรียบเสมือนการผลักดัน Performance ของพนักงานให้ก้าวหน้ามากขึ้น ในส่วนนี้จึงเป็นหน้าที่ของฝั่งองค์กรด้วยที่ต้องเตรียม Company Culture เพื่อสนับสนุนการทำงานในระยะยยาว ไม่ว่าจะเป็นการส่งเสริมองค์ความรู้ ความสะดวกในการทำงาน หรือแม้แต่ความสุขของพนักงานผลสำรวจจาก Gallup ในช่วงปี 2017 พบว่าพนักงานที่มีความสุขจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการนำเสนอ รวมถึงความคิดสร้างสรรค์ แสดงให้เห็นว่าการสร้าง Culture ที่ส่งผลถึงความสุขโดยรวมของพนักงานเกิดขึ้นมาสักพักใหญ่แล้วCompany Culture ที่ดียังส่งผลอะไรอีกบ้าง ? แน่นอนว่ามีหลายข้อด้วยกัน ดังนี้ความสำคัญด้านต่างๆ ของวัฒนธรรมองค์กรที่ดี1. พนักงานมีความภักดีกับองค์กรการที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่ดีนอกจากจะเป็นการสร้างบรรยากาศและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว ผลที่ได้ตามมาคือพนักงานที่มีความสุข เกิดความรัก ความภักดีกับองค์กรมากขึ้น และแน่นอนว่าความรักความชอบเหล่านี้ส่งผลโดยตรงกับจำนวนพนักงาน และอาจทำให้พนักงานอยู่กับบริษัทยาวนานขึ้น2. สร้างการเติบโตให้กับบริษัทดังที่ผลสำรวจของ Gallup ช่วงปี 2017 กล่าวไว้ข้างต้น คือพนักงานที่มีความสุขจะช่วยทำให้ความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิภาพการนำเสนอดี แน่นอนว่ามันก็จะส่งผลให้บริษัทเติบโตได้มากยิ่งขึ้น ยิ่งพนักงานมีความภักดีด้วยแล้วยิ่งลดอัตราการลาออกของพนักงานได้ดีมากยิ่งขึ้นไปอีก3. ส่งผลดีต่อใจบริการต่อลูกค้าCompany Culture ที่ดีไม่เพียงส่งผลดีต่อพนักงานเท่านั้น แต่จะทำให้พนักงานเหล่านั้นมีความรักความเข้าใจในงาน และมีความยินดีที่จะส่งต่อผลิตภัณฑ์และบริการดีๆ สร้าง Customer Experience ที่ดีมากยิ่งขึ้นอีกด้วย การสร้าง Company Culture อย่างมีคุณภาพวัฒนธรรมองค์กรสร้างได้ ขอเพียงแค่ผู้บริหารและคนในองค์กรมีความใส่ใจ ซึ่งในแต่ละองค์กรล้วนมีจุดมุ่งหมายและบุคลากรที่ต่างกัน เราจึงนำวิธีการสร้าง Company Culture แบบกว้างๆ มานำเสนอเพื่อให้การสร้าง Company Culture ของคุณเป็นระเบียบและทรงประสิทธิภาพมากขึ้น1. ประเมินองค์ประกอบต่างๆ ขององค์กรตรวจสอบองค์ประกอบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและผลกระทบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นหากมีการตั้งหรือปรับเปลี่ยน Company Culture โดยมีตัวอย่างดังนี้วิสัยทัศน์องค์กรกฎเกณฑ์ต่างๆ ภายองค์กรบุคลากรภายในองค์กรรูปแบบการทำงานเนื่องจาก Company Culture เป็นสิ่งละเอียดอ่อนและมีความลึกซึ้ง ดังนั้นการสร้าง Company Culture ที่ดีที่สุดคือการเข้าใจบุคลกรและส่วนต่างๆ เป็นอย่างดี แล้วค่อยให้วัฒนธรรมต่างๆ ฝังรากลึกลงไป จะดีกว่าการตั้งกฎหรือบีบบังคับในการทำสิ่งต่างๆ2. พูดคุยสอบถามกับบุคลากรต่างๆเนื่องจากการวาง หรือเปลี่ยนแปลง Company Culture จะส่งผลกับคนทั้งองค์กร ดังนั้นนอกจากการสังเกต ควรสอบถามจากคนในองค์กรโดยตรง ถึงความต้องการ วิสัยทัศน์ หรือสิ่งที่อยากให้เปลี่ยนแปลง เพื่อสร้างวัฒนธรรมที่แข็งแรงมากยิ่งขึ้น3. วางโครงสร้าง Company Culture เบื้องต้นนำข้อมูลที่ได้ทั้งหมดมาวิเคราะห์และวางโครงสร้าง Company Culture ของคุณ โดยเฉพาะในส่วนของกฎเกณฑ์ และสิ่งที่พึงประพฤติปฏิบัติ เช่น การเข้าร่วมประชุมก่อนเวลา การจดบันทึกการประชุม แนวทางการคุยกับลูกค้า หรือแม้แต่แนวทางการสังสรรค์ขององค์กร ซึ่งแน่นอนว่าอะไรที่ยืดหยุ่นได้ หรือเป็นส่วนการสันทนาการอาจละไว้ แล้วค่อยๆ สอดแทรกไปในกิจกรรมต่างๆ เพื่อหล่อหลอมคนในบริษัทแทน 4. ประกาศ Company Cultureดำเนินการประกาศ Company Culture ที่เป็นส่วนใหญ่ หรือสำคัญ เช่นสิ่งที่เกี่ยวกับกฎเกณฑ์ เวลา หรือสิ่งใดก็ตามที่กระทบกับบุคลากรภายในองค์กร5. ติดตามผลสำรวจและติดตามผลของการมี Company Culture ตามที่ระบุไปเป็นระยะๆ เพื่อทำให้รู้ว่าได้ผลลัพธ์อย่างไร และหากมีปัญหาต้องแก้ไขตรงไหน เพื่อให้วัฒนธรรมบริษัทที่ได้มีความแข็งแรง และเป็นพลังงานบวกให้แก่คนในองค์กรมากที่สุด ตัวอย่างการสร้าง Company Culture ที่น่าสนใจ1. MicrosoftCulture ของ Microsoft ให้ความสำคัญกับ Growth Mindset อย่างมาก โดยเน้นการกระตุ้นให้บุคลากรในที่ทำงานมีความสนใจในการทำเรื่องใหม่เสมอๆ รวมถึงการสร้างความแตกต่างให้ออกมาในแต่ละผลงาน และในขณะเดียวกันก็ผลักดันบุคลากรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สำคัญกว่าคือพนักงานต้องเข้าถึงความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ของเทคโนโลยีได้เป็นอย่างดี โดยทางบริษัทจะมีการแชร์ความรู้ต่างๆ ผ่านวิดีโอคอลและ Town Hall Meeting รวมถึงเปิดให้สอบถามกับผู้บริหารอย่างโปร่งใส สิ่งนี้นอกจากจะสะท้อนผ่านกิจกรรมต่างๆ ขององค์กรแล้ว ยังถูกถ่ายทอดออกมาผ่านงานประกวดต่างๆ เช่น Microsoft Imagine Cup2. Pixarสุดยอดสตูดิโอแอนิเมชันระดับตำนานที่สร้างสรรค์งานมาอย่างมากมายย่อมมีความแตกต่างใน Culture สิ่งที่ Pixar นำมาใช้งานใน Company Culutre คือความ Creative ภายในเนื้องาน โดยระบุชัดว่าจะใส่ใจความคิดของคนทำงานมากกว่ากระบวนการทำงาน และให้ความสร้างสรรค์อยู่เหนือสิ่งอื่นใด ดังนั้นจึงไม่แปลกที่ในบางครั้งเราได้เห็นการเปลี่ยนแปลงภายในโปรเจ็คหรือแม้แต่การวางแผนระยะยาวข้ามปีในแอนิเมชันเรื่องต่างๆโดย Pixar ยังให้ความสำคัญกับการประชุมอย่างมีคุณภาพ โดยไม่จำเป็นว่าจะทำงานที่ไหน แต่ทุกคนคือ Community เดียวกัน และยังรับฟังฟีดแบ็กต่างๆ ผ่าน Session...