TRUE VIRTUAL WORLD
Products

All-in-one secure video meeting, live streaming and collaboration tool for small business and large corporations

Learn more

Virtual workspace for individuals and teams to create and share easily from anywhere

Learn more

Integrated platform offering online classes and instruction for individuals, professionals and groups.

Learn more
Solutions
All Solutions

Individual

Be productive from home, office, and anywhere in between

Enterprise

Effective remote work solutions for small businesses to large corporations

Education

Powerful hybrid learning platform for education professionals and students

Government

Secure and transparent all-in-one workspace for government offices

Pricing
Resources
FAQs

Ebooks & Checklists

Articles
Book a Demo
Sign in
Sign Up For Free
Products
VROOM

All-in-one secure video meeting, live streaming and collaboration tool for small business and large corporations

VWORK

Virtual workspace for individuals and teams to create and share easily from anywhere

VLEARN

Integrated platform offering online classes and instruction for individuals, professionals and groups.

Solutions
All Solutions

Individual

Be productive from home, office, and anywhere in between

Enterprise

Effective remote work solutions for small businesses to large corporations

Education

Powerful hybrid learning platform for education professionals and students

Government

Secure and transparent all-in-one workspace for government offices

Pricing
Resources
FAQs

Ebooks & Checklists

Articles
Book a Demo
Sign in
VROOM

VWORK

VLEARN

Sign Up For Free
VROOM

VWORK

VLEARN

February 9, 2023
·
Knowledge
2 mins read

Priority Management จัดลำดับความสำคัญการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

SHARE

สำหรับคนทำงานในหนึ่งวันอาจไม่ได้ทำเพียงแค่งานชิ้นเดียว เพราะแต่ละคนมีหลายหน้าที่ หลายความรับผิดชอบ ทำให้ต้องเจอปัญหามากมายภายในวัน โดยเฉพาะผู้บริหารที่อาจมีหลากหลายงานเข้ามาแทรก ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถรับมือได้ด้วยการทำ Priority Management

แล้ว Priority Management คืออะไร? คุณควรเริ่มจากตรงไหน? บทความนี้มีคำตอบ

Table of Contents

เข้าใจ Priority Management ก่อนเริ่มการทำงานของคุณ

Priority Management คือ แนวทางการจัดลำดับความสำคัญที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คุณ โดยช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น ทำให้สามารถเพิ่มทางเลือกและลดจำนวนขั้นตอนการทำงานได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงช่วยจัดสรรตารางเวลาในชีวิตประจำวันคุณ ให้คุณสามารถใช้เวลากับงานที่มีความสำคัญมากขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะส่งผลดีต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณ

Priority Management ช่วยให้การทำงานในทีมราบรื่นขึ้นจริงไหม?

บ่อยครั้งที่การทำงานร่วมกันในทีมไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ซึ่งปัญหานี้มีหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน ความสัมพันธ์ไม่ดีระหว่างคนในทีมทำให้ไม่รู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงาน ส่งผลให้การมอบหมายงานและการติดตามงานเป็นเรื่องยาก รวมไปถึงทีมไม่เข้าใจภาพรวมการทำงาน เพราะฉะนั้น Priority Management จึงเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยลดความขัดแย้งในทีม

ข้อดีของการประยุกต์ใช้ Priority Management ในทีม

  1. ช่วยให้คุณและทีมสามารถจัดการปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
  2. ช่วยจัดสรรงานและเวลาการทำงานของทีม ทำให้ทีมสามารถเรียงลำดับงานที่มีความสำคัญมากน้อยได้ ส่งผลให้ประหยัดเวลาในการทำงานมากขึ้น
  3. ช่วยให้การติดตามงานหรือโครงการต่างๆ เป็นเรื่องง่าย
  4. ช่วยให้คุณและทีมเห็นภาพรวมกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอน ทำให้สามารถประเมินหรือควบคุมเวลาทำงานแต่ละชิ้นงานหรือโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  5. ช่วยสร้างสมดุลในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของทีม การเข้าใจขอบเขตการทำงานระหว่างกัน และความสามารถในการบริหารและเรียงลำดับความสำคัญของงาน ช่วยส่งเสริมให้ความสัมพันธ์ระหว่างคุณและทีมดียิ่งขึ้น สร้าง Teamwork ที่แข็งแกร่ง รวมไปถึงสามารถรับมือกับงานด่วนงานแทรกได้เป็นอย่างดี
Priority-Management-01

Priority Management แตกต่างจาก Time Management อย่างไร?

แท้จริงแล้วทั้งสองมีลักษณะคล้ายกัน แต่มีแก่นแนวคิดแตกต่างกันดังนี้

Priority Management (การจัดลำดับความสำคัญ) มุ่งเน้นที่การลำดับความสำคัญของงานจากมากไปน้อย โดยประเมินจาก 2 ปัจจัยหลักได้แก่ ความเร่งด่วนและความสำคัญ ซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบงานตามจำนวนเวลาที่คุณมีได้อย่างลงตัวและมีประสิทธิภาพ

Time Management (การบริหารเวลา) มุ่งเป้าไปที่การวางแผนงานและการควบคุมเวลา เพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงานของคุณในเวลาที่จำกัด และช่วยคุณทำความเข้าใจความสามารถในการควบคุมเวลาของตัวเอง รวมไปถึงเข้าใจสาเหตุที่ไม่สามารถส่งงานตรงตามกำหนดได้

สิ่งที่ควรรู้ก่อนทำ Priority Management

1. การจัดลำดับความสำคัญขึ้นอยู่กับตัวคุณเป็นหลัก

การตั้งต้นด้วยคำถามว่า “อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดในชีวิตเรา?” จะทำให้คุณมองเห็นภาพกว้างและความสำคัญของทุกสิ่งไม่ว่าจะเป็นงาน ตนเอง ครอบครัว ได้ชัดเจนก่อนเข้าสู่การจัดการความสำคัญของทุกสิ่งทุกอย่าง เพราะในบางครั้งการจัด Priority Management คนอาจมองข้ามในส่วนของครอบครัวและการใช้ชีวิตไป ซึ่งทำให้เสียสมดุลในการใช้ชีวิตและไม่มีทิศทางในการทำงาน

2. งานทุกงานไม่ได้มีความสำคัญเท่ากัน

ไม่ใช่ทุกงานที่สำคัญเท่ากัน เพราะฉะนั้นคุณควรจัด Priority Management โดยให้ความสำคัญกับงานที่ให้ผลตอบแทนสูงมากกว่างานที่ต้องใช้ทั้งความพยายามแต่กลับได้ผลตอบแทนต่ำ

3. จัดสรรเวลาเพื่อสร้างเวลา

การจัดสรรเวลาที่ดีจะช่วยสร้างเวลาว่าง ทำให้คุณมีเวลาเรียนรู้ทักษะต่างๆ อีกทั้งยังเปิดโอกาสให้สามารถทำกิจกรรมอื่นๆ ได้มากขึ้นอีกด้วย ซึ่งการจัดสรรเวลาที่ดีมาจากการเรียนรู้ตนเอง เข้าใจว่าตนเองถนัดสิ่งไหน และใช้เวลาเท่าไรในการจัดการงาน

Priority-Management-02

3 หลักการจัดการความสำคัญอย่างง่าย

1. เข้าใจเป้าหมายก่อนลงมือทำ

ก่อนที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานคุณควรร่างเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการทำงานล่วงหน้า โดยอาจจะเริ่มจากการถามตัวเองว่าต้องการประสบความสำเร็จอย่างไรในเดือนนี้หรือปีหน้า หลังจากนั้นคุณจะสามารถเลือกเป้าหมายระยะยาวที่คุณต้องการหรืออยากจะเป็นจากการทำงานได้อย่างชัดเจน และเมื่อคุณเข้าใจเป้าหมายระยะยาวแล้ว คุณจะสามารถกำหนดเป้าหมายระยะกลางและระยะสั้นและเขียนแผนโดยละเอียดเพื่อติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายได้ ตัวอย่างเช่น เป้าหมายระยะยาวของคุณคือการเป็น Content Manager เพราะฉะนั้นเป้าหมายระยะสั้นของคุณจึงอาจจะเป็นการศึกษารูปแบบการเขียนงานประเภทต่างๆ และฝึกเขียนบทความสัปดาห์ละ 4 บทความ ส่วนเป้าหมายระยะกลางอาจจะเป็นการเข้าอบรมคอร์สระยะยาว เช่น คอร์สอบรมการใช้เครื่องมือการตลาดออนไลน์และ SEO, คอร์ส Content Marketing และคอร์สพัฒนาทักษะภาวะผู้นำในองค์กร

2. รู้จัก Say No เพื่อให้งานไปต่อ

อย่าพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวคุณเอง หลายครั้งงานที่คุณได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบอาจเป็นงานที่คุณไม่ถนัด ส่งผลให้คุณใช้เวลากับงานมากเกินไป แต่ก็ยังไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดี และทำให้สุขภาพกายและใจคุณแย่ลงจากความผิดหวังในการทำงานและการหักโหมทำงานมากเกินควร เพราะฉะนั้นคุณควรย้อนกลับมามองจุดเริ่มต้นว่าสิ่งที่กำลังบริหารจัดการเป็นสิ่งที่ต้องทำด้วยตัวคุณเองหรือไม่ หากเป็นสิ่งที่ต้องทำแต่คุณไม่มีความชำนาญในการทำสิ่งนั้นก็อาจจะกระจายงานให้เพื่อนร่วมงาน หรือ Outsource ทำแทนได้ เพราะคุณอาจใช้เวลาหนึ่งวันในการทำงาน แต่อีกฝ่ายที่มีความเชี่ยวชาญอาจใช้เวลาเพียงหนึ่งชั่วโมง

ซึ่งการตัดสินใจ Say Yes หรือ Say No ควรใช้หลักการ Priority Management ในการตัดสินใจร่วมด้วย เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาน้อยลงกับงานที่ได้รับผลตอบแทนต่ำ และมีเวลามากขึ้นกับงานที่ให้ Impact สูง ซึ่งหลักการง่ายๆ คือ หลักการ 80/20 ที่สะท้อนให้เห็นว่า ในโลกของธุรกิจร้อยละ 80 ของยอดขายมักจะมากจากลูกค้าร้อยละ 20 เท่านั้น หลักการนี้จึงเป็นคำตอบว่าทำไมคุณควรพยายามทำงานให้เสร็จภายในขอบเขตความเชี่ยวชาญของคุณ และกระจายงานอื่นๆ ไปยังผู้เชี่ยวชาญคนอื่น

3. เปรียบเทียบต้นทุนและผลตอบแทนที่ได้รับเสมอ

บางคนอาจจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากตำแหน่งหรือระดับความสัมพันธ์ของผู้ร้องขอ โดยเฉพาะหากผู้ร้องขอมีตำแหน่งสูงในองค์กร ลำดับความสำคัญของงานมักมีความสำคัญมากขึ้น หรือบางคนอาจให้ความสำคัญกับงานที่ใกล้ครบวันกำหนดส่งมากกว่า สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาที่ทำให้คุณไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีกับงานที่สำคัญได้ เพราะฉะนั้นคุณควรเปรียบเทียบเป้าหมาย ประเมินงานและเวลาของคุณก่อนรับงานเสมอ โดยหนึ่งในเมทริกซ์ที่ช่วยให้คุณทำ Priority Management ได้สะดวกยิ่งขึ้นคือ Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix ตัวช่วยบริหารเวลา แก้ปัญหางานเร่งงานด่วน

Eisenhower Matrix คือ เครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญงานในแต่ละวัน โดยพิจารณาจากความเร่งด่วน ทำให้คุณสามารถพิจารณาผลลัพธ์ระยะยาวของงานประจำวัน สามารถแยกแยะงานที่สำคัญและงานไม่สำคัญออกอย่างชัดเจน และมุ่งเน้นไปยังงานที่เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้ เพื่อให้คุณรู้ว่างานแบบไหนคุ้มค่าที่จะเริ่มทำทันที งานแบบไหนควรจัดสรรเวลามาทำ หรืองานแบบไหนทำทีหลังได้

ด้วยประโยชน์ในเรื่องการบริหารเวลาและการจัดลำดับความสำคัญทำให้ Eisenhower Matrix กลายเป็นหนึ่งในเทคนิคที่ผู้บริหารและหัวหน้างานนำมาปรับใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้การทำ Priority Management มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย Eisenhower Matrix ถูกแบ่งตามหมวดหมู่งาน 4 ประเภทดังนี้

1. Do it now: งานเร่งด่วนและสำคัญ

งานประเภทนี้มักเป็นงานที่ต้องทำทันที งานที่ต้องทำภายในวันเดียวหรือไม่เกินวันถัดไป หรืองานสำคัญที่คุณมาเร่งทำในวันใกล้กำหนดส่ง โดยงานประเภทนี้คุณควรเริ่มทำตั้งแต่ช่วงเช้าของวัน

สำหรับการวางงานในหมวดหมู่นี้คุณต้องวิเคราะห์ลำดับความสำคัญของงานอย่างถี่ถ้วนก่อนว่างานนั้นๆ ควรอยู่ในเกณฑ์นี้หรือไม่ เพราะหากงานส่วนมากของคุณอยู่ในเกณฑ์นี้ ก็อาจส่งผลต่อความเครียดและอาการ Burnout ได้

2. Decide: งานไม่เร่ง แต่สำคัญ

งานประเภทนี้ถือได้ว่าเป็นงานคุณภาพที่สร้าง Impact ได้มาก เพราะมีความสำคัญกับเป้าหมายขององค์กร สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวของคุณ และมีส่วนช่วยให้คุณและองค์กรเติบโตมากยิ่งขึ้น ซึ่งส่วนใหญ่มักเป็นงานที่ไม่มีกำหนดเวลาส่งหรือไม่ระบุวันส่งตายตัว จึงง่ายที่คุณจะตัดสินใจเลื่อนการส่งงานออกไปเพื่อทำงานด่วนมากกว่า เพราะฉะนั้นคุณจึงควรจัดสรรเวลาและวางแผนการทำงานประเภทนี้อย่างรัดกุม

3. Delegate: งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ

งานประเภทนี้ส่วนใหญ่มักไม่ได้พัฒนาทักษะหรือประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร เพราะฉะนั้นคุณควรพยายามลดงานประเภทนี้ให้ได้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการจัดสรรงานให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชา การจ้าง Outsource การเจรจาต่อรองระยะเวลาส่งงาน หรือบางครั้งอาจไม่ต้องทำเลยก็ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องทำงานสำคัญอื่นๆ ให้เสร็จ คุณอาจจะขอร้องให้เพื่อนร่วมงานดำเนินการประชุมทีมแทนคุณได้

4. Delete: งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

ประเภทงานที่ควร Delete หรือ Dump นี้อยู่ในหมวดหมู่ที่คุณควรจะ ‘ลด ละ หรือเลิกทำ’ เพราะเป็นงานที่เสียเวลา ไม่ช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณเพิ่มขึ้น และไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณหรือองค์กร เช่น การเข้าเว็บไซต์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานในที่ทำงานทุกวัน หรือการเข้าร่วมประชุมในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของคุณ

เมื่อเข้าใจประเภทของงานทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากงานรอบๆ ตัวคุณได้เลย และหากคุณจัดสรรงานและติดตามอย่างสม่ำเสมอก็จะช่วยให้คุณเข้าใจหลักการแบ่งหมวดหมู่งานชัดเจนขึ้น รวมไปถึงสามารถกำหนดและปรับปรุงระยะเวลาในการทำงานแต่ละครั้งได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย

สรุป

Priority Management เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงาน หัวหน้างาน และองค์กร เพราะนอกจากจะช่วยจัดสรรตารางเวลาในชีวิตประจำวันคุณให้ไม่ติดขัดแล้ว ยังช่วยสร้าง Teamwork และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทีมได้อีกด้วย

และหากคุณต้องการจัดลำดับความสำคัญในการทำงานอย่างมืออาชีพ การใช้ True VWork แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้การทำ Priority Management และการติดต่อสื่อสารทางไกลเป็นเรื่องง่ายก็เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ เพราะมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ธุรกิจครบครันไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์ การเช็กอินเข้า-ออกงาน การมอบหมายงานพร้อมติดตามสถานะการทำงาน และฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่อำนวยความสะดวกให้คุณและองค์กรทำงานร่วมกันได้ทุกที่

อ้างอิง

  • Business.adobe
  • Mailchimp

Learn more about

VWORK

Create a remote work environment with easy collaboration and high productivity Start your free trial today.
Learn more
True VWORLD

True VWORLD

Tech Insight by True VWORLD
True VWORLD

True VWORLD

Tech Insight by True VWORLD

Suggested Reading

retrospective-meeting-thumbnail
April 24, 2023
·
Knowledge
April 24, 2023
< 1 min read

รู้จัก Retrospective ประชุมแบบหยุด คิด พิจารณา เพื่อพัฒนาทีม

Retrospective เป็นอีกหนึ่งรูปแบบการประชุมที่ถูกหยิบยกขึ้นมาพูดถึงบ่อยครั้งในยุคสมัยที่การสื่อสารเปลี่ยนแปลงไป ผู้คนเริ่มมีทัศนคติที่เปิดกว้างมากขึ้น ยอมรับปัญหามากขึ้น การประชุมแบบ “เจาะลึก” ไปถึงแกนของปัญหาและทำการแก้ไขจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญทำความรู้จักกับการประชุมประเภทนี้แบบสั้นๆ พร้อมกับวิธีเตรียมการประชุมอย่างง่ายที่สามารถปรับใช้ในทีมได้ทันที ที่นี่! Table of Contents เจาะลึกเกี่ยวกับการประชุม RetrospectiveRetrospective คือ แนวทางการประชุมที่เปิดโอกาสให้เกิดการแลกเปลี่ยน feedback การทำงานของทีมภายใต้การควบคุมสภาพแวดล้อมทางจิตวิทยาเพื่อให้การแสดงความคิดเห็นเป็นไปอย่างซื่อตรงมากที่สุด โดยมีเป้าหมายในการประชุมเป็นการค้นหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาร่วมกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็นทีมการประชุม Retrospective มีประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะการเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนในทีมจะได้ทบทวนและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำงานของทีมในช่วงเวลาที่ผ่านมาร่วมกันอย่างเป็นระบบภายใต้สภาวะแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างความปลอดภัยทางจิตใจ (Psychological Safety)โดยในแต่ละการประชุมจะประกอบไปด้วยผู้ทำงานและบุคคลที่มีตำแหน่ง Scrum Master ซึ่งเป็นตำแหน่งที่มาจากแนวคิดแบบ Scrum ที่มักจะมาคู่กับกรอบแนวคิดแบบ Agile เป็นผู้ควบคุมทิศทางการสนทนาให้อยู่ในเชิงบวก คอยตั้งประเด็นคำถาม จนไปถึงอำนวยความสะดวกอื่นๆ ให้กับการประชุม ส่งผลให้ทีมสามารถช่วยกันวางแผนเพื่อปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานได้ตรงจุดและสร้างสรรค์มากยิ่งขึ้น5 ขั้นตอน ประชุม Retrospective เพื่อการใช้งานจริง1. เตรียมความพร้อมขั้นตอนแรกในการประชุม Retrospective เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด คือการเตรียมความพร้อมในเรื่องของอุปกรณ์ สถานที่และผู้เข้าร่วมการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการเตรียมบรรยากาศให้มีความผ่อนคลายและเหมาะกับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างผู้คน สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยการเล่าเรื่องราวน่าสนุกหรือการเล่นเกมสบายๆ เพื่อลดช่องว่างระหว่างบุคคลและสร้างความปลอดภัยทางจิตใจ ช่วยให้ผู้คนกล้าที่จะกล่าวถึงปัญหาที่พบในการทำงานอย่างตรงไปตรงมา กล้าขอความช่วยเหลือในสิ่งที่ไม่สามารถรับมือได้ จนไปถึงกล้านำเสนอไอเดียแปลกใหม่อย่างไม่กลัวคำวิจารณ์ระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 15 นาที2. รวมรวมข้อมูลการรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี จะเป็นการสอบถามความคิดเห็นของผู้ทำงานแต่ละคนโดยตรงแล้วจึงให้ตอบด้วยปากเปล่า หรือจะสอบถามด้วยการแจก Post-it แล้วให้เวลาพวกเขาในการเรียบเรียงเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในมุมมองของตัวเองพร้อมๆ กัน เพื่อตอบแต่ละคำถามที่ได้รับจาก Scrum Master (ผู้ดำเนินกิจกรรม และอำนวยความสะดวกของทีม) ลงในกระดาษก็สามารถทำได้ประเด็นสำคัญคือจะต้องใช้ชุดคำถามที่ทรงพลังหมายความว่าต้องกระชับแต่สื่อความหมายได้เป็นอย่างดี อย่างเช่น ชุดคำถาม Four Ls ซึ่งประกอบไปด้วยWe liked: สิ่งที่ชอบและอยากให้เกิดขึ้นอีกWe learned: การเรียนรู้ใหม่และบทเรียนสำคัญที่ผ่านมาWe longed for: สิ่งที่ปราถนาจะให้เกิดขึ้น แต่ยังไม่เกิดWe loathed: สิ่งไม่ดีที่เกิดขึ้นและไม่อยากให้เกิดขึ้นซ้ำระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 30 นาที3. คัดเลือกประเด็นสำคัญขั้นตอนต่อมาหลังจากการรวบรวมกระดาษ Post-it ที่มีคำตอบ คือการจัดหมวดหมู่ปัญหาที่มีความใกล้เคียงกันเข้าด้วยกัน โดย Scrum Master จะเป็นผู้อธิบายปัญหาแต่ละกลุ่ม แล้วจึงเปิดโอกาสให้มีการพูดคุยในรายละเอียดของแต่ละประเด็นปัญหาก่อนการโหวตเลือกปัญหาที่ทีมต้องการให้ความสำคัญมากที่สุด เพื่อที่จะหาแนวทางการแก้ไขปัญหาร่วมกันในขั้นตอนต่อไประยะเวลาที่ใช้ประมาณ 20 นาที 4. หาวิธีแก้ไขปัญหาและตัดสินใจร่วมกันเมื่อเลือกปัญหาที่ต้องการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว สมาชิกทุกคนในทีมจึงช่วยกันระดมสมอง (Brainstorm) เพื่อหาแนวทางการแก้ไขปัญหาดังกล่าว โดยอาจแจกโพสอิทอีกหนึ่งรอบเพื่อให้ทุกคนได้ใช้เวลาอยู่กับตัวเอง คิดและเขียนวิธีการแก้ปัญหาออกมาให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งการระดมสมองแบบนี้นอกจากจะทำให้สมาชิกทุกคนมีสิทธิในการออกความคิดเห็นได้เท่ากันแล้ว งานวิจัยจาก Northwestern University ยังได้กล่าวว่าการระดมสมองผ่านการเขียนยังสามารถกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้มากกว่าการระดมสมองทั่วไปถึง 42% อีกด้วย จากนั้นจึงเปิดโหวตเพื่อเลือกวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดมาเป็น Action item ของทีมระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 20 นาที5. สรุปการประชุมในช่วงสุดท้ายของการประชุม ผู้ที่เป็น Scrum Master ควรสรุปการประชุมทั้งหมดอีกครั้งว่าอะไรคือประเด็นที่ทีมเลือกจะพัฒนาในการทำงานรอบต่อไป ทีมมีแนวทางการแก้ไขอย่างไรและใครในทีมรับผิดชอบหน้าที่ใดเพิ่มเติมบ้าง จากนั้นจึงกล่าวปิดการประชุมด้วยการขอบคุณผู้เข้าร่วมทุกคนที่เปิดใจในการแสดงความคิดเห็นเพื่อพัฒนาการทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 5 นาที เก็บ Insight ด้วยเทคนิคการประชุม Retrospectiveการสร้างสภาพแวดล้อมที่มีความปลอดภัยทางจิตใจถือเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญมากสำหรับการประชุม Retrospective โดยหนึ่งเคล็ดลับในการประชุมที่ช่วยสร้างความสบายใจให้ผู้เข้าร่วม คือให้เชิญเฉพาะคนทำงานภายในทีมเท่านั้น ไม่ควรสร้างความกดดันในการแสดงความคิดเห็นให้กับผู้เข้าร่วมด้วยการพาหัวหน้างานมาประชุม และไม่ควรข้ามขั้นตอนการละลายพฤติกรรม ณ ตอนต้นการประชุมเพื่อประหยัดระยะเวลา เพราะอาจทำให้การประชุมครั้งนั้นไม่มีประสิทธิผลมากเท่าที่ควรจะเป็นสรุปการประชุม Retrospective เป็นหนึ่งวิธีการง่ายๆ แต่ทรงพลังที่นอกจากจะช่วยให้ทีมมีความเข้าใจซึ่งกันและกันมากยิ่งขึ้นแล้ว ยังทำให้ทราบปัญหาในการทำงานจริงที่ทำให้แก้ไขปัญหาได้ถูกจุดอีกด้วย และสำหรับยุคสมัยที่ต้องการการประชุมแบบมีประสิทธิภาพTrue VROOM จาก True VWORLD ก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือการประชุมผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ที่มีฟังก์ชันครบครัน สะดวกรวดเร็ว พร้อมตอบสนองทุกความต้องการของคนในทีม ช่วยให้คุณจัดการประชุม Retrospective อย่างราบรื่น สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ True VROOM บริการการประชุมยุคใหม่เพื่อคุณโดยเฉพาะ อ้างอิงmedium.combrightsidepeople
Read More
Smart-goal-thumbnail
April 24, 2023
·
Knowledge
April 24, 2023
2 mins read

ตั้งเป้าหมายบริษัทให้ถึงเส้นชัยด้วยหลักการแบบ SMART Goal

หากบริษัทต้องการประสบความสำเร็จในแวดวงธุรกิจ แน่นอนว่าจะต้องมีการตั้งเป้าหมายเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จนั้น แต่จุดมุ่งหมายของความสำเร็จคืออะไร? และแผนปฎิบัติเพื่อประสบความสำเร็จนั้นมีอะไรบ้าง? สิ่งเหล่านี้คือสิ่งสำคัญและต้องทำให้เป็นรูปธรรมมากที่สุดเพื่อให้คนในบริษัทเห็นภาพชัดเจนและเข้าใจตรงกัน การตั้ง SMART Goal จึงเป็นแนวทางสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนบริษัทให้บรรลุเป้าหมายในการทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และในบทความนี้เราจะมาทำความรู้จัก SMART Goal ให้มากยิ่งขึ้น ทั้งความหมายและประโยชน์ของ SMART Goal รวมไปถึงวิธีการทำ SMART Goal ของบริษัทกัน Table of Contents SMART Goal คืออะไร? SMART Goal คือ การตั้งเป้าหมายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ โดยมีกรอบอ้างอิง (Framwork) เพื่อช่วยให้สามารถตั้งเป้าหมายและบรรลุผลลัพธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งประกอบไปด้วย สิ่งที่ชี้เฉพาะ (Specific), สามารถวัดผลได้ (Measurable), มีความเป็นไปได้ (Achievable), สอดคล้องกับเป้าหมาย (Relevant), และมีระยะเวลาที่ชัดเจน (Time-based) ทำไมบริษัทควรนำ SMART Goal มาปฏิบัติ บางครั้งคุณอาจเคยเจอการตั้งเป้าหมายของบริษัทที่คลุมเครือและไม่มีทิศทาง ไม่ว่าจะเป็นความต้องการเพิ่มผลประกอบการ หรือการขยายสาขาเพิ่ม ซึ่งการตั้งเป้าหมายที่ไม่มีกลยุทธ์นี้ส่งผลให้บริษัทพบกับความล้มเหลวมานับไม่ถ้วน ดังนั้นบริษัทจึงควรตั้งเป้าหมายแบบ SMART Goal เพื่อช่วยให้คุณและทีมสามารถขัดเกลาแนวคิด รู้แนวทางปฏิบัติ และสามารถจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย รวมไปถึงยังสามารถระบุจุดแข็ง-จุดอ่อนในการทำงาน และช่วยจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิผลอีกด้วย นอกจากนี้ SMART Goal ยังช่วยส่งเสริมความโปร่งใสในการทำงาน ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าใจความรับผิดชอบของตนเอง และเมื่อพนักงานมีจุดโฟกัสที่ชัดเจนและสามารถติดตามความคืบหน้าได้แล้วก็จะมีแรงจูงใจในการทำงานมากยิ่งขึ้นนั่นเอง เมื่อรู้แล้วว่า SMART Goal มีประโยชน์อย่างไร ในส่วนถัดไปเราจะมาพูดถึงองค์ประกอบการตั้ง SMART Goal กันว่ามีอะไรบ้าง เพื่อให้คุณสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด องค์ประกอบ 5 ประการของ SMART Goal 1. S - Specific เป้าหมายของคุณควรเป็นสิ่งที่ชี้เฉพาะ ถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่คลุมเครือ และมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์เฉพาะเจาะจง เพราะฉะนั้นก่อนตั้งเป้าหมายคุณควรตอบคำถามให้ได้ว่าคุณต้องการบรรลุผลลัพธ์อะไร และเพื่อช่วยให้คำตอบของคุณชัดเจนยิ่งขึ้น หลักการ 5W จึงเป็นหนึ่งในแนวทางที่คุณควรพิจารณาควบคู่ไปกับการกำหนดคำตอบของคุณอยู่เสมอ ซึ่งประกอบไปด้วย Who (ใคร) - ใครมีส่วนร่วมในการบรรลุเป้าหมายนี้? คำถามนี้สำคัญมากหากคุณมีทีมงานเข้ามาเกี่ยวข้อง What (อะไร) - คุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จ? ควรระบุได้อย่างแม่นยำและชัดเจน Where (ที่ไหน) - เป้าหมายนี้สามารถทำให้สำเร็จได้ที่ไหนบ้าง? When (เมื่อไร) - ช่วงระยะเวลาในการทำเป้าหมายให้ประสบความสำเร็จ โดยคุณควรมีกรอบเวลาอย่างชัดเจน Why (ทำไม) - ทำไมถึงต้องการทำเป้าหมายนี้ให้สำเร็จ? ตัวอย่างการระบุเป้าหมายแบบ SMART Goal: แทนที่จะกำหนดว่า “บริษัทต้องการเพิ่มอัตราความพึงพอใจในการใช้บริการของลูกค้า” ควรเปลี่ยนมาเป็นเป้าหมายที่ SMART มากยิ่งขึ้นด้วยการกำหนดว่า “บริษัทต้องการเพิ่มคุณภาพการบริการลูกค้า ทั้งในด้านความรวดเร็วและความสุภาพของพนักงาน รวมไปถึงอบรมให้พนักงานเข้าใจในงานบริการของบริษัทให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น เพื่อเพิ่มอัตราความพึงพอใจของลูกค้า 90% ภายในระยะเวลา 6 เดือน” 2. M - Measurable SMART Goal จะต้องวัดผลได้ โดยต้องระบุวิธีการและเกณฑ์ในการประเมินความคืบหน้า เพื่อให้คุณและทีมสามารถติดตามผลงานได้ครบถ้วน ในขณะเดียวกันการวัดผลนี้ยังช่วยให้คุณและทีมมั่นใจได้ว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้สามารถจับต้องและทำให้สำเร็จได้อย่างแน่นอน นอกจากนี้การประเมินความคืบหน้ายังช่วยให้คุณและทีมมองเห็นงานย่อยที่คุณหรือทีมต้องทำในจุดต่างๆ ด้วย 3. A - Achievable SMART Goal ต้องเป็นเป้าหมายที่ท้าทาย แต่สามารถเป็นจริงได้ เพื่อกระตุ้นคุณและทีมให้คิดหาแนวทางปฏิบัติเพื่อบรรลุเป้าหมาย โดยคุณสามารถประเมินว่าเป้าหมายจะบรรลุผลได้หรือไม่จากระยะเวลาของเป้าหมาย งบประมาณ และความพร้อมของทรัพยากร 4. R - Relevant เป้าหมายควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของธุรกิจ และสอดคล้องกับพันธกิจของบริษัท โดยการตั้งเป้าหมายที่ดีไม่ควรเป็นเพียงโจทย์ที่ต้องทำ แต่ควรเป็นสิ่งที่สร้างประโยชน์ให้แก่บริษัทได้อีกด้วย เพราะฉะนั้นทุกครั้งที่คุณกำหนดเป้าหมายแบบ SMART Goal คุณควรคำนึงถึงความคุ้มค่าในการทำ จำนวนทรัพยากรและเวลาที่จะทำให้เป้าหมายออกมาสำเร็จ รวมไปถึงสถานการณ์ ณ ตอนนั้นว่าเหมาะสมที่จะลงมือทำหรือไม่ เช่น หากคุณต้องการเพิ่มยอดขาย 50% ในภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ เป้าหมายนี้ก็อาจจะไม่ประสบผลสำเร็จ ทำให้ไม่คุ้มค่ากับการลงทุนและไม่สร้างประโยชน์ใดๆ ให้แก่บริษัท 5. Time-based การตั้งเป้าหมายแบบ SMART Goal ควรมีกรอบเวลาที่ชัดเจน และเป็นระยะเวลาที่เป็นจริงได้ โดยต้องประเมินควบคู่ไปกับทรัพยากรที่คุณมี หากคุณไม่มีการกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน เป้าหมายนั้นก็จะกลายเป็นเป้าหมายที่เลื่อนลอย คุณจะผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ และจะกลายเป็นเป้าหมายที่ไม่สำคัญในที่สุด เพราะคุณไม่มีแรงจูงใจในการทำให้สำเร็จตามกรอบเวลา เพราะฉะนั้นการกำหนดกรอบเวลาในการทำจึงเป็นตัวช่วยพลักดันให้คุณกระตือรือร้นและรู้สึกต้องทำมันอย่างเร่งด่วน ซึ่งจะส่งผลให้คุณเข้าใกล้ความสำเร็จมากยิ่งขึ้น เทคนิคการกำหนดกรอบเวลาแบบ SMART Goal: นอกจากจะกำหนดกรอบเวลาใหญ่ในการทำให้เป้าหมายบรรลุผลแล้ว คุณควรกำหนดกรอบเวลาเล็กๆ สำหรับเป้าหมายเล็กๆ ที่จะนำไปสู่เป้าหมายใหญ่ด้วย เพื่อให้คุณสามารถติดตามผลการดำเนินการได้อย่างใกล้ชิด และมีกำลังใจในการทำงานมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายใหญ่ของคุณต้องใช้เวลา 1 ปีในการบรรลุผล คุณควรกำหนดเป้าหมายเล็กเพิ่มเติมว่าภายใน 4 เดือน หรือ 8 เดือนคุณต้องทำอะไรให้สำเร็จก่อน สรุป SMART Goal ไม่ใช่แค่การตั้งเป้าหมายธรรมดาๆ แต่เป็นการตั้งเป้าหมายเพื่อสร้างโอกาสที่จะประสบความสำเร็จ ผ่านกระบวนการชี้เฉพาะเป้าหมาย การประเมินและการวัดผล การพิจารณาความสอดคล้องและความคุ้มค่า และการกำหนดกรอบเวลาแห่งความสำเร็จ ซึ่งแน่นอนว่าการทำ SMART Goal ของบริษัทเป็นไปได้ยากที่จะเกิดขึ้นจากการกำหนดหรือตัดสินใจของบุคคลเพียงคนเดียว เพราะฉะนั้นจึงต้องมีการระดมความคิดจากคนในทีม และมีการประสานงานที่ราบรื่น ซึ่ง True VWORK ก็มีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ความต้องการนี้ได้เป็นอย่างดี โดยช่วยให้คุณและทีมแชทหรือวิดีโอคอลได้ตลอดเวลา บรอดแคสต์เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างไม่มีสะดุด มอบหมายและติดตามสถานะการทำงานของทีมได้อย่างใกล้ชิด นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่เป็นตัวช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมได้อย่าง SMART อีกด้วย...
Read More
May 23, 2022
·
May 23, 2022
4 mins read

VWORK Tutorial Block Extra Content

Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec...
Read More
May 23, 2022
·
May 23, 2022
2 mins read

VLEARN Tutorial Block Example

Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Table of Contents Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet.  ภาพประกอบ: Unsplash Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet. Lorem ipsum sai dolor consec tetur adipis sit amet, consec tetur adipis cing elit. Lorem ipsum consec tetur adipis sai dolor sit amet.  "Showing clients analytical numbers about what happened and where isn't always enough. When I introduced visual insights into 'why' shoppers behave certain ways, specifically session recordings, I saw...
Read More

Stay up to date with the latest news and updates from
True VWORLD

  • 0-2700-8011

Monday – Sunday

8:00 a.m. to 6:00 p.m.

Products

VROOM

VWORK

VLEARN

  • VCLASS
  • VCOURSE

Solutions

Individual

Enterprise

Education

Government

Tutorials

Tutorials - VROOM

Tutorials - VWORK

Tutorials - VLEARN

Products

VROOM

VWORK

VLEARN

  • VCLASS
  • VCOURSE
Solutions

Individual

Enterprise

Education

Government

FAQs

Pricing

Articles

About us

Contact us

  • English
    • Thai

All Rights Reserved © True VWORLD.

Privacy Policy

Terms & Condition

VROOM
VWORK
VLEARN

All Rights Reserved © True VWorld.

  • English
    • Thai
We use cookies on our website. By clicking “Accept All”, you consent to the use of all the cookies.
Cookie SettingsAccept All
Manage consent

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
Necessary
Always Enabled
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. These cookies ensure basic functionalities and security features of the website, anonymously.
CookieDurationDescription
cookielawinfo-checkbox-analytics11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics".
cookielawinfo-checkbox-functional11 monthsThe cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional".
cookielawinfo-checkbox-necessary11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary".
cookielawinfo-checkbox-others11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other.
cookielawinfo-checkbox-performance11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance".
viewed_cookie_policy11 monthsThe cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data.
Functional
Functional cookies help to perform certain functionalities like sharing the content of the website on social media platforms, collect feedbacks, and other third-party features.
Performance
Performance cookies are used to understand and analyze the key performance indexes of the website which helps in delivering a better user experience for the visitors.
Analytics
Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc.
Advertisement
Advertisement cookies are used to provide visitors with relevant ads and marketing campaigns. These cookies track visitors across websites and collect information to provide customized ads.
Others
Other uncategorized cookies are those that are being analyzed and have not been classified into a category as yet.
SAVE & ACCEPT