สำหรับคนทำงานในหนึ่งวันอาจไม่ได้ทำเพียงแค่งานชิ้นเดียว เพราะแต่ละคนมีหลายหน้าที่ หลายความรับผิดชอบ ทำให้ต้องเจอปัญหามากมายภายในวัน โดยเฉพาะผู้บริหารที่อาจมีหลากหลายงานเข้ามาแทรก ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถรับมือได้ด้วยการทำ Priority Management
แล้ว Priority Management คืออะไร? คุณควรเริ่มจากตรงไหน? บทความนี้มีคำตอบ
Table of Contents
เข้าใจ Priority Management ก่อนเริ่มการทำงานของคุณ
Priority Management คือ แนวทางการจัดลำดับความสำคัญที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คุณ โดยช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น ทำให้สามารถเพิ่มทางเลือกและลดจำนวนขั้นตอนการทำงานได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงช่วยจัดสรรตารางเวลาในชีวิตประจำวันคุณ ให้คุณสามารถใช้เวลากับงานที่มีความสำคัญมากขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะส่งผลดีต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณ
Priority Management ช่วยให้การทำงานในทีมราบรื่นขึ้นจริงไหม?
บ่อยครั้งที่การทำงานร่วมกันในทีมไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ซึ่งปัญหานี้มีหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน ความสัมพันธ์ไม่ดีระหว่างคนในทีมทำให้ไม่รู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงาน ส่งผลให้การมอบหมายงานและการติดตามงานเป็นเรื่องยาก รวมไปถึงทีมไม่เข้าใจภาพรวมการทำงาน เพราะฉะนั้น Priority Management จึงเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยลดความขัดแย้งในทีม
ข้อดีของการประยุกต์ใช้ Priority Management ในทีม
- ช่วยให้คุณและทีมสามารถจัดการปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
- ช่วยจัดสรรงานและเวลาการทำงานของทีม ทำให้ทีมสามารถเรียงลำดับงานที่มีความสำคัญมากน้อยได้ ส่งผลให้ประหยัดเวลาในการทำงานมากขึ้น
- ช่วยให้การติดตามงานหรือโครงการต่างๆ เป็นเรื่องง่าย
- ช่วยให้คุณและทีมเห็นภาพรวมกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอน ทำให้สามารถประเมินหรือควบคุมเวลาทำงานแต่ละชิ้นงานหรือโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วยสร้างสมดุลในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของทีม การเข้าใจขอบเขตการทำงานระหว่างกัน และความสามารถในการบริหารและเรียงลำดับความสำคัญของงาน ช่วยส่งเสริมให้ความสัมพันธ์ระหว่างคุณและทีมดียิ่งขึ้น สร้าง Teamwork ที่แข็งแกร่ง รวมไปถึงสามารถรับมือกับงานด่วนงานแทรกได้เป็นอย่างดี
Priority Management แตกต่างจาก Time Management อย่างไร?
แท้จริงแล้วทั้งสองมีลักษณะคล้ายกัน แต่มีแก่นแนวคิดแตกต่างกันดังนี้
Priority Management (การจัดลำดับความสำคัญ) มุ่งเน้นที่การลำดับความสำคัญของงานจากมากไปน้อย โดยประเมินจาก 2 ปัจจัยหลักได้แก่ ความเร่งด่วนและความสำคัญ ซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบงานตามจำนวนเวลาที่คุณมีได้อย่างลงตัวและมีประสิทธิภาพ
Time Management (การบริหารเวลา) มุ่งเป้าไปที่การวางแผนงานและการควบคุมเวลา เพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงานของคุณในเวลาที่จำกัด และช่วยคุณทำความเข้าใจความสามารถในการควบคุมเวลาของตัวเอง รวมไปถึงเข้าใจสาเหตุที่ไม่สามารถส่งงานตรงตามกำหนดได้
สิ่งที่ควรรู้ก่อนทำ Priority Management
1. การจัดลำดับความสำคัญขึ้นอยู่กับตัวคุณเป็นหลัก
การตั้งต้นด้วยคำถามว่า “อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดในชีวิตเรา?” จะทำให้คุณมองเห็นภาพกว้างและความสำคัญของทุกสิ่งไม่ว่าจะเป็นงาน ตนเอง ครอบครัว ได้ชัดเจนก่อนเข้าสู่การจัดการความสำคัญของทุกสิ่งทุกอย่าง เพราะในบางครั้งการจัด Priority Management คนอาจมองข้ามในส่วนของครอบครัวและการใช้ชีวิตไป ซึ่งทำให้เสียสมดุลในการใช้ชีวิตและไม่มีทิศทางในการทำงาน
2. งานทุกงานไม่ได้มีความสำคัญเท่ากัน
ไม่ใช่ทุกงานที่สำคัญเท่ากัน เพราะฉะนั้นคุณควรจัด Priority Management โดยให้ความสำคัญกับงานที่ให้ผลตอบแทนสูงมากกว่างานที่ต้องใช้ทั้งความพยายามแต่กลับได้ผลตอบแทนต่ำ
3. จัดสรรเวลาเพื่อสร้างเวลา
การจัดสรรเวลาที่ดีจะช่วยสร้างเวลาว่าง ทำให้คุณมีเวลาเรียนรู้ทักษะต่างๆ อีกทั้งยังเปิดโอกาสให้สามารถทำกิจกรรมอื่นๆ ได้มากขึ้นอีกด้วย ซึ่งการจัดสรรเวลาที่ดีมาจากการเรียนรู้ตนเอง เข้าใจว่าตนเองถนัดสิ่งไหน และใช้เวลาเท่าไรในการจัดการงาน
3 หลักการจัดการความสำคัญอย่างง่าย
1. เข้าใจเป้าหมายก่อนลงมือทำ
ก่อนที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานคุณควรร่างเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการทำงานล่วงหน้า โดยอาจจะเริ่มจากการถามตัวเองว่าต้องการประสบความสำเร็จอย่างไรในเดือนนี้หรือปีหน้า หลังจากนั้นคุณจะสามารถเลือกเป้าหมายระยะยาวที่คุณต้องการหรืออยากจะเป็นจากการทำงานได้อย่างชัดเจน และเมื่อคุณเข้าใจเป้าหมายระยะยาวแล้ว คุณจะสามารถกำหนดเป้าหมายระยะกลางและระยะสั้นและเขียนแผนโดยละเอียดเพื่อติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายได้ ตัวอย่างเช่น เป้าหมายระยะยาวของคุณคือการเป็น Content Manager เพราะฉะนั้นเป้าหมายระยะสั้นของคุณจึงอาจจะเป็นการศึกษารูปแบบการเขียนงานประเภทต่างๆ และฝึกเขียนบทความสัปดาห์ละ 4 บทความ ส่วนเป้าหมายระยะกลางอาจจะเป็นการเข้าอบรมคอร์สระยะยาว เช่น คอร์สอบรมการใช้เครื่องมือการตลาดออนไลน์และ SEO, คอร์ส Content Marketing และคอร์สพัฒนาทักษะภาวะผู้นำในองค์กร
2. รู้จัก Say No เพื่อให้งานไปต่อ
อย่าพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวคุณเอง หลายครั้งงานที่คุณได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบอาจเป็นงานที่คุณไม่ถนัด ส่งผลให้คุณใช้เวลากับงานมากเกินไป แต่ก็ยังไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดี และทำให้สุขภาพกายและใจคุณแย่ลงจากความผิดหวังในการทำงานและการหักโหมทำงานมากเกินควร เพราะฉะนั้นคุณควรย้อนกลับมามองจุดเริ่มต้นว่าสิ่งที่กำลังบริหารจัดการเป็นสิ่งที่ต้องทำด้วยตัวคุณเองหรือไม่ หากเป็นสิ่งที่ต้องทำแต่คุณไม่มีความชำนาญในการทำสิ่งนั้นก็อาจจะกระจายงานให้เพื่อนร่วมงาน หรือ Outsource ทำแทนได้ เพราะคุณอาจใช้เวลาหนึ่งวันในการทำงาน แต่อีกฝ่ายที่มีความเชี่ยวชาญอาจใช้เวลาเพียงหนึ่งชั่วโมง
ซึ่งการตัดสินใจ Say Yes หรือ Say No ควรใช้หลักการ Priority Management ในการตัดสินใจร่วมด้วย เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาน้อยลงกับงานที่ได้รับผลตอบแทนต่ำ และมีเวลามากขึ้นกับงานที่ให้ Impact สูง ซึ่งหลักการง่ายๆ คือ หลักการ 80/20 ที่สะท้อนให้เห็นว่า ในโลกของธุรกิจร้อยละ 80 ของยอดขายมักจะมากจากลูกค้าร้อยละ 20 เท่านั้น หลักการนี้จึงเป็นคำตอบว่าทำไมคุณควรพยายามทำงานให้เสร็จภายในขอบเขตความเชี่ยวชาญของคุณ และกระจายงานอื่นๆ ไปยังผู้เชี่ยวชาญคนอื่น
3. เปรียบเทียบต้นทุนและผลตอบแทนที่ได้รับเสมอ
บางคนอาจจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากตำแหน่งหรือระดับความสัมพันธ์ของผู้ร้องขอ โดยเฉพาะหากผู้ร้องขอมีตำแหน่งสูงในองค์กร ลำดับความสำคัญของงานมักมีความสำคัญมากขึ้น หรือบางคนอาจให้ความสำคัญกับงานที่ใกล้ครบวันกำหนดส่งมากกว่า สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาที่ทำให้คุณไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีกับงานที่สำคัญได้ เพราะฉะนั้นคุณควรเปรียบเทียบเป้าหมาย ประเมินงานและเวลาของคุณก่อนรับงานเสมอ โดยหนึ่งในเมทริกซ์ที่ช่วยให้คุณทำ Priority Management ได้สะดวกยิ่งขึ้นคือ Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix ตัวช่วยบริหารเวลา แก้ปัญหางานเร่งงานด่วน
Eisenhower Matrix คือ เครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญงานในแต่ละวัน โดยพิจารณาจากความเร่งด่วน ทำให้คุณสามารถพิจารณาผลลัพธ์ระยะยาวของงานประจำวัน สามารถแยกแยะงานที่สำคัญและงานไม่สำคัญออกอย่างชัดเจน และมุ่งเน้นไปยังงานที่เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้ เพื่อให้คุณรู้ว่างานแบบไหนคุ้มค่าที่จะเริ่มทำทันที งานแบบไหนควรจัดสรรเวลามาทำ หรืองานแบบไหนทำทีหลังได้
ด้วยประโยชน์ในเรื่องการบริหารเวลาและการจัดลำดับความสำคัญทำให้ Eisenhower Matrix กลายเป็นหนึ่งในเทคนิคที่ผู้บริหารและหัวหน้างานนำมาปรับใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้การทำ Priority Management มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย Eisenhower Matrix ถูกแบ่งตามหมวดหมู่งาน 4 ประเภทดังนี้
1. Do it now: งานเร่งด่วนและสำคัญ
งานประเภทนี้มักเป็นงานที่ต้องทำทันที งานที่ต้องทำภายในวันเดียวหรือไม่เกินวันถัดไป หรืองานสำคัญที่คุณมาเร่งทำในวันใกล้กำหนดส่ง โดยงานประเภทนี้คุณควรเริ่มทำตั้งแต่ช่วงเช้าของวัน
สำหรับการวางงานในหมวดหมู่นี้คุณต้องวิเคราะห์ลำดับความสำคัญของงานอย่างถี่ถ้วนก่อนว่างานนั้นๆ ควรอยู่ในเกณฑ์นี้หรือไม่ เพราะหากงานส่วนมากของคุณอยู่ในเกณฑ์นี้ ก็อาจส่งผลต่อความเครียดและอาการ Burnout ได้
2. Decide: งานไม่เร่ง แต่สำคัญ
งานประเภทนี้ถือได้ว่าเป็นงานคุณภาพที่สร้าง Impact ได้มาก เพราะมีความสำคัญกับเป้าหมายขององค์กร สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวของคุณ และมีส่วนช่วยให้คุณและองค์กรเติบโตมากยิ่งขึ้น ซึ่งส่วนใหญ่มักเป็นงานที่ไม่มีกำหนดเวลาส่งหรือไม่ระบุวันส่งตายตัว จึงง่ายที่คุณจะตัดสินใจเลื่อนการส่งงานออกไปเพื่อทำงานด่วนมากกว่า เพราะฉะนั้นคุณจึงควรจัดสรรเวลาและวางแผนการทำงานประเภทนี้อย่างรัดกุม
3. Delegate: งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
งานประเภทนี้ส่วนใหญ่มักไม่ได้พัฒนาทักษะหรือประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร เพราะฉะนั้นคุณควรพยายามลดงานประเภทนี้ให้ได้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการจัดสรรงานให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชา การจ้าง Outsource การเจรจาต่อรองระยะเวลาส่งงาน หรือบางครั้งอาจไม่ต้องทำเลยก็ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องทำงานสำคัญอื่นๆ ให้เสร็จ คุณอาจจะขอร้องให้เพื่อนร่วมงานดำเนินการประชุมทีมแทนคุณได้
4. Delete: งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
ประเภทงานที่ควร Delete หรือ Dump นี้อยู่ในหมวดหมู่ที่คุณควรจะ ‘ลด ละ หรือเลิกทำ’ เพราะเป็นงานที่เสียเวลา ไม่ช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณเพิ่มขึ้น และไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณหรือองค์กร เช่น การเข้าเว็บไซต์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานในที่ทำงานทุกวัน หรือการเข้าร่วมประชุมในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของคุณ
เมื่อเข้าใจประเภทของงานทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากงานรอบๆ ตัวคุณได้เลย และหากคุณจัดสรรงานและติดตามอย่างสม่ำเสมอก็จะช่วยให้คุณเข้าใจหลักการแบ่งหมวดหมู่งานชัดเจนขึ้น รวมไปถึงสามารถกำหนดและปรับปรุงระยะเวลาในการทำงานแต่ละครั้งได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย
สรุป
Priority Management เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงาน หัวหน้างาน และองค์กร เพราะนอกจากจะช่วยจัดสรรตารางเวลาในชีวิตประจำวันคุณให้ไม่ติดขัดแล้ว ยังช่วยสร้าง Teamwork และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทีมได้อีกด้วย
และหากคุณต้องการจัดลำดับความสำคัญในการทำงานอย่างมืออาชีพ การใช้ True VWork แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้การทำ Priority Management และการติดต่อสื่อสารทางไกลเป็นเรื่องง่ายก็เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ เพราะมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ธุรกิจครบครันไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์ การเช็กอินเข้า-ออกงาน การมอบหมายงานพร้อมติดตามสถานะการทำงาน และฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่อำนวยความสะดวกให้คุณและองค์กรทำงานร่วมกันได้ทุกที่
อ้างอิง
