Retrospective เป็นอีกหนึ่งรูปแบบการประชุมที่ถูกหยิบยกขึ้นมาพูดถึงบ่อยครั้งในยุคสมัยที่การสื่อสารเปลี่ยนแปลงไป ผู้คนเริ่มมีทัศนคติที่เปิดกว้างมากขึ้น ยอมรับปัญหามากขึ้น การประชุมแบบ “เจาะลึก” ไปถึงแกนของปัญหาและทำการแก้ไขจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญ
ทำความรู้จักกับการประชุมประเภทนี้แบบสั้นๆ พร้อมกับวิธีเตรียมการประชุมอย่างง่ายที่สามารถปรับใช้ในทีมได้ทันที ที่นี่!
Table of Contents
เจาะลึกเกี่ยวกับการประชุม Retrospective
Retrospective คือ แนวทางการประชุมที่เปิดโอกาสให้เกิดการแลกเปลี่ยน feedback การทำงานของทีมภายใต้การควบคุมสภาพแวดล้อมทางจิตวิทยาเพื่อให้การแสดงความคิดเห็นเป็นไปอย่างซื่อตรงมากที่สุด โดยมีเป้าหมายในการประชุมเป็นการค้นหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาร่วมกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็นทีม
การประชุม Retrospective มีประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะการเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนในทีมจะได้ทบทวนและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำงานของทีมในช่วงเวลาที่ผ่านมาร่วมกันอย่างเป็นระบบภายใต้สภาวะแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างความปลอดภัยทางจิตใจ (Psychological Safety)
โดยในแต่ละการประชุมจะประกอบไปด้วยผู้ทำงานและบุคคลที่มีตำแหน่ง Scrum Master ซึ่งเป็นตำแหน่งที่มาจากแนวคิดแบบ Scrum ที่มักจะมาคู่กับกรอบแนวคิดแบบ Agile เป็นผู้ควบคุมทิศทางการสนทนาให้อยู่ในเชิงบวก คอยตั้งประเด็นคำถาม จนไปถึงอำนวยความสะดวกอื่นๆ ให้กับการประชุม ส่งผลให้ทีมสามารถช่วยกันวางแผนเพื่อปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานได้ตรงจุดและสร้างสรรค์มากยิ่งขึ้น
5 ขั้นตอน ประชุม Retrospective เพื่อการใช้งานจริง
1. เตรียมความพร้อม
ขั้นตอนแรกในการประชุม Retrospective เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด คือการเตรียมความพร้อมในเรื่องของอุปกรณ์ สถานที่และผู้เข้าร่วมการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการเตรียมบรรยากาศให้มีความผ่อนคลายและเหมาะกับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างผู้คน สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยการเล่าเรื่องราวน่าสนุกหรือการเล่นเกมสบายๆ เพื่อลดช่องว่างระหว่างบุคคลและสร้างความปลอดภัยทางจิตใจ ช่วยให้ผู้คนกล้าที่จะกล่าวถึงปัญหาที่พบในการทำงานอย่างตรงไปตรงมา กล้าขอความช่วยเหลือในสิ่งที่ไม่สามารถรับมือได้ จนไปถึงกล้านำเสนอไอเดียแปลกใหม่อย่างไม่กลัวคำวิจารณ์
ระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 15 นาที
2. รวมรวมข้อมูล
การรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี จะเป็นการสอบถามความคิดเห็นของผู้ทำงานแต่ละคนโดยตรงแล้วจึงให้ตอบด้วยปากเปล่า หรือจะสอบถามด้วยการแจก Post-it แล้วให้เวลาพวกเขาในการเรียบเรียงเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในมุมมองของตัวเองพร้อมๆ กัน เพื่อตอบแต่ละคำถามที่ได้รับจาก Scrum Master (ผู้ดำเนินกิจกรรม และอำนวยความสะดวกของทีม) ลงในกระดาษก็สามารถทำได้
ประเด็นสำคัญคือจะต้องใช้ชุดคำถามที่ทรงพลังหมายความว่าต้องกระชับแต่สื่อความหมายได้เป็นอย่างดี อย่างเช่น ชุดคำถาม Four Ls ซึ่งประกอบไปด้วย
- We liked: สิ่งที่ชอบและอยากให้เกิดขึ้นอีก
- We learned: การเรียนรู้ใหม่และบทเรียนสำคัญที่ผ่านมา
- We longed for: สิ่งที่ปราถนาจะให้เกิดขึ้น แต่ยังไม่เกิด
- We loathed: สิ่งไม่ดีที่เกิดขึ้นและไม่อยากให้เกิดขึ้นซ้ำ
ระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 30 นาที
3. คัดเลือกประเด็นสำคัญ
ขั้นตอนต่อมาหลังจากการรวบรวมกระดาษ Post-it ที่มีคำตอบ คือการจัดหมวดหมู่ปัญหาที่มีความใกล้เคียงกันเข้าด้วยกัน โดย Scrum Master จะเป็นผู้อธิบายปัญหาแต่ละกลุ่ม แล้วจึงเปิดโอกาสให้มีการพูดคุยในรายละเอียดของแต่ละประเด็นปัญหาก่อนการโหวตเลือกปัญหาที่ทีมต้องการให้ความสำคัญมากที่สุด เพื่อที่จะหาแนวทางการแก้ไขปัญหาร่วมกันในขั้นตอนต่อไป
ระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 20 นาที
4. หาวิธีแก้ไขปัญหาและตัดสินใจร่วมกัน
เมื่อเลือกปัญหาที่ต้องการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว สมาชิกทุกคนในทีมจึงช่วยกันระดมสมอง (Brainstorm) เพื่อหาแนวทางการแก้ไขปัญหาดังกล่าว โดยอาจแจกโพสอิทอีกหนึ่งรอบเพื่อให้ทุกคนได้ใช้เวลาอยู่กับตัวเอง คิดและเขียนวิธีการแก้ปัญหาออกมาให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งการระดมสมองแบบนี้นอกจากจะทำให้สมาชิกทุกคนมีสิทธิในการออกความคิดเห็นได้เท่ากันแล้ว งานวิจัยจาก Northwestern University ยังได้กล่าวว่าการระดมสมองผ่านการเขียนยังสามารถกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้มากกว่าการระดมสมองทั่วไปถึง 42% อีกด้วย จากนั้นจึงเปิดโหวตเพื่อเลือกวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดมาเป็น Action item ของทีม
ระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 20 นาที
5. สรุปการประชุม
ในช่วงสุดท้ายของการประชุม ผู้ที่เป็น Scrum Master ควรสรุปการประชุมทั้งหมดอีกครั้งว่าอะไรคือประเด็นที่ทีมเลือกจะพัฒนาในการทำงานรอบต่อไป ทีมมีแนวทางการแก้ไขอย่างไรและใครในทีมรับผิดชอบหน้าที่ใดเพิ่มเติมบ้าง จากนั้นจึงกล่าวปิดการประชุมด้วยการขอบคุณผู้เข้าร่วมทุกคนที่เปิดใจในการแสดงความคิดเห็นเพื่อพัฒนาการทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระยะเวลาที่ใช้ประมาณ 5 นาที
เก็บ Insight ด้วยเทคนิคการประชุม Retrospective
การสร้างสภาพแวดล้อมที่มีความปลอดภัยทางจิตใจถือเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญมากสำหรับการประชุม Retrospective โดยหนึ่งเคล็ดลับในการประชุมที่ช่วยสร้างความสบายใจให้ผู้เข้าร่วม คือให้เชิญเฉพาะคนทำงานภายในทีมเท่านั้น ไม่ควรสร้างความกดดันในการแสดงความคิดเห็นให้กับผู้เข้าร่วมด้วยการพาหัวหน้างานมาประชุม และไม่ควรข้ามขั้นตอนการละลายพฤติกรรม ณ ตอนต้นการประชุมเพื่อประหยัดระยะเวลา เพราะอาจทำให้การประชุมครั้งนั้นไม่มีประสิทธิผลมากเท่าที่ควรจะเป็น
สรุป
การประชุม Retrospective เป็นหนึ่งวิธีการง่ายๆ แต่ทรงพลังที่นอกจากจะช่วยให้ทีมมีความเข้าใจซึ่งกันและกันมากยิ่งขึ้นแล้ว ยังทำให้ทราบปัญหาในการทำงานจริงที่ทำให้แก้ไขปัญหาได้ถูกจุดอีกด้วย และสำหรับยุคสมัยที่ต้องการการประชุมแบบมีประสิทธิภาพ
True VROOM จาก True VWORLD ก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือการประชุมผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ที่มีฟังก์ชันครบครัน สะดวกรวดเร็ว พร้อมตอบสนองทุกความต้องการของคนในทีม ช่วยให้คุณจัดการประชุม Retrospective อย่างราบรื่น สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ True VROOM บริการการประชุมยุคใหม่เพื่อคุณโดยเฉพาะ
อ้างอิง
