มีปัญหาเรื่องการจัดสรรเวลา ? Time Blocking อาจช่วยคุณได้ ด้วยกรรมวิธีการจัดสรรเวลาเป็นบล็อกและเรียงสัดส่วนตามความเหมาะสม ที่จะช่วยให้คุณทำงานง่ายและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น และนี่คือกรรมวิธีการบล็อกเวลาอย่างมีคุณภาพ พร้อมตัวอย่างการทำ Time Blocking จริง
Table of Contents
Time Blocking หลักการล็อกเวลาทำงานเบื้องต้น
Time Blocking คือ การจัดสรรเวลาการทำงานและกิจกรรมต่างๆ ในแต่ละวัน โดยรวมกิจกรรมที่คล้ายกันหรือมีแนวทางการทำใกล้เคียงกันไว้เป็นสัดส่วน เพื่อทำให้สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่องไม่ขาดตอน หรือโยกย้ายไปทำงานอื่นโดยไม่จำเป็น
การทำ Time Blocking มีผลอย่างมากสำหรับคนที่ต้องการทำงานให้เสร็จเป็นอย่างๆ ทำให้มีโอกาสในการใช้เวลาได้คุ้มค่ามากขึ้น
![time-blocking-01](https://truevirtualworld.com/wp-content/uploads/2022/12/green-chameleon-s9CC2SKySJM-unsplash-1024x683.jpg)
ทำไมเราจึงควรทำ Time Blocking
1. ทำให้สามารถจัดสรรเวลาได้อย่างเป็นระเบียบ
1 วันของแต่ละคนนั้นมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน และแน่นอนว่าทุกคนย่อมมีงานที่หลากหลายและแตกต่างของตัวเอง ซึ่งบางงานอาจจัดสรรให้เป็นระเบียบได้มากกว่าที่คิด เช่นงานเอกสาร การประชุม หรืองานที่มีการใช้เวลาแบบ Flexible
การทำ Time Blocking จะทำให้คุณเห็นการเคลื่อนไหวของงานทั้งหมดแบบองค์รวม ทำให้สามารถจัดสรรประเภทงานที่ใกล้เคียงกันไว้ในช่วงเวลาใกล้กันได้ ทำให้การทำงานนั้นลื่นไหลยิ่งขึ้น หากงานประเภทใดเสร็จไว ก็สามารถดึงงานที่ใกล้เคียงกันมาทำต่อได้ทันที หากงานใดที่ช้าก็สามารถเลื่อนเข้า-ออกได้ตามเวลาที่กำหนดไว้
2. สร้างความมั่นใจในการควบคุมกิจกรรมต่างๆ ของชีวิต
สิ่งที่หลายคนประสบพบเจอในช่วงเวลาการทำงานคือรู้สึกว่าทำเท่าไรก็ไม่จบไม่สิ้นสักที การมี Time Blocking จะทำให้คุณสามารถควบคุมจังหวะชีวิตต่างๆ ได้ดีขึ้น รู้ว่าช่วงเวลาไหนควรทำงานอะไร หากมีการเปลี่ยนแปลงควรโยกย้าย จัดสรรเวลางานไปในช่วงเวลาไหนต่อ
ที่สำคัญคือทำให้รู้ว่างานในวันนั้นเสร็จไปเท่าไรแล้วบ้าง ส่งผลให้คุณเกิดความมั่นใจในการทำงานและการใช้ชีวิตมากยิ่งขึ้น
3. ช่วยให้โฟกัสกับกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างเต็มที่
การทำ Block จะเป็นการกำหนด “ช่วงเวลาการทำสิ่งต่างๆ” ได้ชัดเจน ว่าช่วงไหนควรทำอะไร และแน่นอนว่ามันหมายถึงการบังคับกลายๆ ให้คนทำ Time Blocking จำเป็นต้องโฟกัสตารางเวลาเพื่อให้ทุกอย่างออกมาดีที่สุด ไม่เช่นนั้นตารางเวลาทั้งหมดจะรวน
![time-blocking-02](https://truevirtualworld.com/wp-content/uploads/2022/12/serious-young-businessman-looking-wrist-watch-1024x683.jpg)
วิธีการทำ Time Blocking ง่ายๆ ที่คุณก็ทำได้
Time Blocking เป็นเทคนิคที่สำคัญแม้แต่ CEO ระดับโลกอย่าง Elon Musk เลือกใช้ แต่มันก็ไม่ใช่วิธีที่ยากเลย กลับกัน การทำ Time Blocking นั้นง่ายจนน่าตกใจเสียด้วยซ้ำไป โดยมีหลักการทำดังต่อไปนี้
1. กำหนดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน
จุดเริ่มต้นของ Time Blocking คือการที่คุณรับรู้ว่า “คุณต้องทำอะไรบ้าง” ในแต่ละวัน โดยเป็นการทำล่วงหน้าก่อนอย่างน้อย 1 วัน เพื่อไม่ให้กิจกรรมต่างๆ นั้นมีความฉุกละหุกจนเกินไป แน่นอนว่าทุกอย่างต้องมีสิ่งที่เรียกว่า Deadline หรือเส้นตายในการทำงานเสมอ
2. ประเมินระยะเวลาในการทำสิ่งต่างๆ
ต้องประเมินตารางเวลาของการทำงานรูปแบบต่างๆ ตามจริง เช่น การตอบ email ในช่วงเช้าควรใช้เวลากี่นาที การทำงานเอกสารควรใช้เวลากี่นาที โดยอิงตามการทำงานจริงซึ่งต้องซื่อสัตย์กับตัวเองในการวางตารางเวลาเสมอ
3. ปรับกล่องเวลาของคุณตามเหตุอันสมควร
“ทุกอย่างไม่ได้เป็นไปตามตารางเสมอไป Time Blocking เองก็เช่นกัน” แน่นอนว่าสิ่งที่คุณทำได้ไม่ใช่แค่การปล่อยเวลาไหลไปและเมินสิ่งที่ควรจะเป็นไปตามตาราง แต่คุณควรวางแผนรับมือมันให้ดีที่สุดเท่าที่ทำได้ เช่น การแจ้งกับคนอื่นๆ ในทีมเกี่ยวกับตารางเวลาสำคัญๆ ของคุณ การเขียนระบุเหตุผลแนบไว้ในตารางเวลาหากมีตารางไหนที่ไม่ตรงกับสิ่งที่ควรจะเป็น
4. วางแผนและตรวจสอบการกำหนดเวลาเบื้องต้น
ลงตารางเวลาทุกอย่างตามจริง และขอแนะนำว่าวางสิ่งที่มีความสำคัญลำดับต้นๆ ไว้ก่อน รวมถึงวางจังหวะเวลาให้เหมาะสมกับไลฟ์สไตล์ของคุณเอง เช่น หากคุณสามารถทำงานบางชิ้นได้ดีในช่วงเช้า ก็ขอแนะนำให้วางตารางดังกล่าวไว้เวลาเช้า เพื่อให้การทำงานชิ้นนั้นเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
5. ลงแผนการในที่ๆ สามารถเห็นหรือตรวจสอบได้
ไม่ว่าคุณจะทำ Time Blocking ในที่แห่งใด ขอให้บันทึกตารางเวลานั้นลงในจุดที่ตนเองสามารถเห็นได้ง่าย ตรวจสอบได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นกระดาษที่ติดอยู่บริเวณโต๊ะทำงาน ไปจนถึงตารางเวลาที่ใส่ในสมาร์ทโฟนหรือแท็ปเล็ต การทำตารางเวลาให้เห็นชัดเจนจะเป็นการกระตุ้นให้คุณสามารถทำงานได้ตรงตามเป้าหมายได้ดี
ตัวอย่าง Time Blocking
การวางตาราง Time Blocking สามารถทำที่ไหนก็ได้ คุณอาจใช้โปรแกรม หรือกระดาษกับปากกาในการสรรสร้างตารางเวลาของตนเอง หากใครมองไม่ออกว่าควรวางอย่างไรลองนึกถึงตารางเรียน ซึ่งเป็นสิ่งที่ใกล้เคียงกับ Time Blocking มากที่สุด โดยหนึ่งในอุปกรณ์ที่สามารถวาง Time Blocking ได้ยอดเยี่ยมคือ Google Calendar
![time-blocking-03](https://truevirtualworld.com/wp-content/uploads/2022/12/Screenshot-2022-10-03-14.08.21-1024x525.png)
โดยคุณอาจทำให้ตารางเวลาต่างๆ ชัดเจนขึ้นด้วยการตั้งสีแยก ระหว่างการประชุม การทำงานทั่วไป และเวลาว่าง เพื่อให้สามารถสังเกตและตรวจสอบช่วงเวลาต่างๆ ได้ง่ายขึ้น อีกทั้งการใช้ Google Calendar นี้ยังสามารถแชร์ให้คนอื่นๆ รับรู้ตารางงานของคุณได้ถ้วนหน้าอีกด้วย
สรุป
การวาง Time Blocking ถือเป็นอีกหนึ่งหนทางสำหรับการทำงานอย่างมีคุณภาพ ที่สามารถทำให้คุณเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด รับรู้ว่าช่วงเวลาไหนว่าง ไม่ว่าง และมีกิจกรรมใดทำบ้าง เพื่อให้ทุกสิ่งทุกอย่างสามารถดำเนินไปได้อย่างลื่นไหลไม่มีสะดุด
และแน่นอนที่สุดนอกจากการวางตารางงานที่ดีแล้วการมีแพลตฟอร์มการทำงานที่ยอดเยี่ยมเองก็เป็นสิ่งที่จำเป็นเช่นกัน True VWORK เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์มการทำงานของคนรุ่นใหม่ที่รวบรวมทุกฟังก์ชันสำคัญ ใช้งานง่าย ทำให้ชีวิตของคุณสะดวกมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ True VWORK
อ้างอิง