ทำไมต้องมี Agenda Meeting
เชื่อว่าคนไม่น้อยคงเคยมีประสบการณ์ที่ไม่ค่อยจะดีนักเกี่ยวกับการประชุม เช่น การถูกเรียกประชุมกะทันหัน ต้องเข้าร่วมการประชุมอย่างเร่งรีบทั้งที่ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับการประชุมในครั้งนั้นเลย หรือการที่เวลาที่ใช้ในการประชุมถูกใช้ไปอย่างยาวนานกับหัวข้อนอกเรื่องที่ไม่ได้นำไปสู่ข้อสรุปที่เราต้องการเสียที
จนกลายเป็นว่าสิ่งที่ได้จากการประชุมกลับเป็นการใช้เวลาและพลังงานไปกับการประชุมอย่างไม่คุ้มค่า และได้ผลตอบแทนกลับมาเป็นความเหนื่อยล้าและผลงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ซึ่งเราสามารถหลีกเลี่ยงผลลัพธ์แย่ๆเหล่านั้นได้ด้วยสิ่งที่เรียกว่า Agenda Meeting
Table of Contents
รู้จักกับ Agenda Meeting
Agenda Meeting หรือ วาระการประชุม คือ แผนการ เป้าหมาย สิ่งที่ผู้เข้าร่วมการประชุมคาดหวังที่จะได้ระหว่างการประชุม โดยมีการแจกแจงให้ผู้เข้าร่วมการประชุมว่าในการเข้าร่วมครั้งนี้จะมีอะไรเกิดขึ้นบ้างและต้องเตรียมตัวอย่างไรสำหรับการประชุม
การวาง Agenda Meeting สามารถเขียนได้หลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การใช้ Bullet เป็นข้อๆ หรือแม้แต่การทำตาราง ทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับผู้ที่วางแผนการประชุมเป็นหลัก
ทำไม Agenda ถึงสำคัญ
การที่เราจัดทำ Agenda Meeting หรือ วาระการประชุมนั้นสามารถทำให้การประชุมโดยองค์รวมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ทางเป็นทางการหรือไม่ทางการ การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมเป็นจำนวนมากหรือน้อยเพียงใด โดย Agenda มีความสำคัญหลักๆ ดังนี้
1. เป็นการกำหนดระยะเวลาการประชุม
การวางวาระการประชุมเอาไว้ทำให้เราสามารถคาดประมาณสิ่งที่จะเกิดขึ้น และนำมาพิจารณาเวลาที่ควรจะใช้ไปกับส่วนต่างๆในการประชุม เช่น เนื้อหา การตอบข้อซักถาม ร่วมกันสรุปหาวิธีการ และใช้เป็นเกณฑ์ให้ผู้ดำเนินการประชุมควบคุมการอภิปรายให้เป็นไปตามกำหนดการให้ได้มากที่สุด
2. ทำให้ผู้ประชุมรู้หัวข้อการประชุมทั้งหมดล่วงหน้า
วาระการประชุมจะถูกแจกจ่ายให้กับผู้ที่ต้องเข้าร่วมการประชุมล่วงหน้าก่อนการประชุมจะเริ่มขึ้น ทำให้สามารถทำความเข้าใจเนื้อหาล่วงหน้าได้และทำให้ง่ายต่อการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสะดวกอย่างยิ่งสำหรับการประชุมปกติจนถึงการนำเสนอผลงานต่างๆ
3. ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรับรู้ความรับผิดชอบของตนเอง
เมื่อทราบหัวข้อที่จะประชุมแล้วผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมก็จะสามารถเตรียมตัว จัดสรรเวลาให้ลงตัว เตรียมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการอภิปรายทำให้ลดภาระของผู้เข้าร่วมและช่วยให้ดำเนินการต่างๆได้อย่างทันท่วงที
เทคนิคการวาง Agenda Meeting อย่างมีประสิทธิภาพ
1. มีการกำหนดว่าใครร่วมประชุม ก่อนวาง Agenda Meeting ควรกำหนดบทบาทและระบุวัน เวลา สถานที่ให้ชัดเจน และแจ้งผู้ที่ต้องเข้าร่วมล่วงหน้าว่าใครที่จำเป็นจะต้องเข้าร่วมการประชุมเพื่อรับทราบข้อมูล ใครเป็นผู้ที่จะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบหลังจากที่ได้ข้อสรุปแล้ว เป็นต้น เพื่อให้แต่ละคนมีเวลาสำหรับเตรียมตัวเข้าร่วมและทำให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น
2. มีจุดประสงค์การประชุมชัดเจน ว่าอยากที่จะได้อะไรจากการประชุมในแต่ละครั้ง อยากได้ความคิดเห็นเชิงลึกสำหรับหาวิธีแก้ปัญหาร่วมกัน ต้องการหาตัวแทนในการรับผิดชอบ หรือเพียงอยากแจ้งให้ทราบเพื่อทำความเข้าใจให้ตรงกัน เป็นต้น
3. วางหัวข้อให้กระชับ ไม่เวิ่นเว้อ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคน จะให้ดีควรเป็นหัวข้อที่ส่งผลกระทบกับผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อการมีส่วนร่วมและความกระตือรือร้นในที่ประชุม
4. ไม่ใส่หัวข้อเยอะจนเกินไป เพราะยิ่งหัวข้อมากขึ้นเวลาที่ใช้ก็จะยิ่งมากขึ้นตามไปด้วย เวลาที่ยาวนานนอกจากจะทำให้เหนื่อยล้าแล้วยังง่ายต่อการหลุดออกจากสมาธิจนอาจจะเกิดความผิดพลาดขึ้นได้
5. มีเอกสารประกอบที่จำเป็นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทำความเข้าใจล่วงหน้า อีกทั้งยังสามารถนำมาใช้อ้างอิงจากแหล่งที่มาเดียวกันได้อีกด้วย
สิ่งสำคัญเลยคือ “Agenda ไม่จำเป็นต้องดูทางการเสมอไป” เราสามารถปรับคำพูดและรูปแบบของ Agenda ให้มีความนุ่มนวล ไหลลื่น และเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมประชุม เช่น การประชุมระหว่างเพื่อน การประชุมในทีมเล็กๆ หรือแม้แต่การประชุมแบบ 1-1 ก็ตาม
ตัวอย่างการวาง Agenda
หัวข้อการประชุม : วิธีลดความเครียดของพนักงาน
ผู้เข้าร่วม : หัวหน้าทีม HR และพนักงานทุกคนในทีม
วันที่ประชุม : 8 สิงหาคม 2565
เวลา : 13.00 – 15.00 น.
สถานที่ : ห้องประชุม A บริษัท A
- ระบุปัญหาที่เกิดขึ้นในบริษัท
- ผลกระทบที่เกิดขึ้นในช่วงที่ผ่านมา
- วิธีการแก้ไข (Brainstorm)
- มอบหมายหน้าที่แต่ละคนในทีม
- สรุปผลการประชุม พร้อมระบุสิ่งที่ต้องทำต่อไป
การวาง Agenda สามารถทำได้ง่ายๆ ตามที่ระบุไว้ข้างต้น และสามารถเพิ่มเติมสิ่งต่างๆ ได้ตามความเคร่งครัดและรูปแบบของการประชุม เช่น สามารกำหนดช่วงเวลาในการพูดของแต่ละหัวข้อ กำหนดผู้พูด หรือระบุเอกสารที่แนบมากับการประชุม เพื่อให้การแก้ไขปัญหาดังกล่าวไหลลื่นยิ่งขึ้น
สรุป
จากข้อมูลทั้งหมดคงชัดเจนแล้วว่าการการวาง Agenda เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประชุมจริงๆ และยังสามารถทำได้ง่ายๆ ซึ่งผู้ควบคุมการประชุมต้องมีเพื่อให้ช่วงเวลาการพูดคุยเป็นไปอย่างมีระเบียบแบบแผนมากที่สุด
นอกจากการมี Agenda ที่ดีแล้ว การมีเทคโนโลยีซัพพอร์ตที่เหมาะสมก็สำคัญเช่นกัน ซึ่ง True VROOM เป็นอีกหนึ่งนวัตกรรมการประชุมที่น่าสนใจ ที่รองรับรูปแบบการประชุมที่หลากหลาย มีฟังก์ชันต่างๆ ครบครัน ทำให้ทุกๆ คนสามารถเข้าถึงการประชุมได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ หากคุณสนใจสามารถเข้าดูรายละเอียดได้ที่ True VROOM
