มีปัญหาเรื่องการจัดสรรเวลา ? Time Blocking อาจช่วยคุณได้ ด้วยกรรมวิธีการจัดสรรเวลาเป็นบล็อกและเรียงสัดส่วนตามความเหมาะสม ที่จะช่วยให้คุณทำงานง่ายและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น และนี่คือกรรมวิธีการบล็อกเวลาอย่างมีคุณภาพ พร้อมตัวอย่างการทำ Time Blocking จริง
Table of Contents
Time Blocking หลักการล็อกเวลาทำงานเบื้องต้น
Time Blocking คือ การจัดสรรเวลาการทำงานและกิจกรรมต่างๆ ในแต่ละวัน โดยรวมกิจกรรมที่คล้ายกันหรือมีแนวทางการทำใกล้เคียงกันไว้เป็นสัดส่วน เพื่อทำให้สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่องไม่ขาดตอน หรือโยกย้ายไปทำงานอื่นโดยไม่จำเป็น
การทำ Time Blocking มีผลอย่างมากสำหรับคนที่ต้องการทำงานให้เสร็จเป็นอย่างๆ ทำให้มีโอกาสในการใช้เวลาได้คุ้มค่ามากขึ้น
ทำไมเราจึงควรทำ Time Blocking
1. ทำให้สามารถจัดสรรเวลาได้อย่างเป็นระเบียบ
1 วันของแต่ละคนนั้นมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน และแน่นอนว่าทุกคนย่อมมีงานที่หลากหลายและแตกต่างของตัวเอง ซึ่งบางงานอาจจัดสรรให้เป็นระเบียบได้มากกว่าที่คิด เช่นงานเอกสาร การประชุม หรืองานที่มีการใช้เวลาแบบ Flexible
การทำ Time Blocking จะทำให้คุณเห็นการเคลื่อนไหวของงานทั้งหมดแบบองค์รวม ทำให้สามารถจัดสรรประเภทงานที่ใกล้เคียงกันไว้ในช่วงเวลาใกล้กันได้ ทำให้การทำงานนั้นลื่นไหลยิ่งขึ้น หากงานประเภทใดเสร็จไว ก็สามารถดึงงานที่ใกล้เคียงกันมาทำต่อได้ทันที หากงานใดที่ช้าก็สามารถเลื่อนเข้า-ออกได้ตามเวลาที่กำหนดไว้
2. สร้างความมั่นใจในการควบคุมกิจกรรมต่างๆ ของชีวิต
สิ่งที่หลายคนประสบพบเจอในช่วงเวลาการทำงานคือรู้สึกว่าทำเท่าไรก็ไม่จบไม่สิ้นสักที การมี Time Blocking จะทำให้คุณสามารถควบคุมจังหวะชีวิตต่างๆ ได้ดีขึ้น รู้ว่าช่วงเวลาไหนควรทำงานอะไร หากมีการเปลี่ยนแปลงควรโยกย้าย จัดสรรเวลางานไปในช่วงเวลาไหนต่อ
ที่สำคัญคือทำให้รู้ว่างานในวันนั้นเสร็จไปเท่าไรแล้วบ้าง ส่งผลให้คุณเกิดความมั่นใจในการทำงานและการใช้ชีวิตมากยิ่งขึ้น
3. ช่วยให้โฟกัสกับกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างเต็มที่
การทำ Block จะเป็นการกำหนด “ช่วงเวลาการทำสิ่งต่างๆ” ได้ชัดเจน ว่าช่วงไหนควรทำอะไร และแน่นอนว่ามันหมายถึงการบังคับกลายๆ ให้คนทำ Time Blocking จำเป็นต้องโฟกัสตารางเวลาเพื่อให้ทุกอย่างออกมาดีที่สุด ไม่เช่นนั้นตารางเวลาทั้งหมดจะรวน
วิธีการทำ Time Blocking ง่ายๆ ที่คุณก็ทำได้
Time Blocking เป็นเทคนิคที่สำคัญแม้แต่ CEO ระดับโลกอย่าง Elon Musk เลือกใช้ แต่มันก็ไม่ใช่วิธีที่ยากเลย กลับกัน การทำ Time Blocking นั้นง่ายจนน่าตกใจเสียด้วยซ้ำไป โดยมีหลักการทำดังต่อไปนี้
1. กำหนดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน
จุดเริ่มต้นของ Time Blocking คือการที่คุณรับรู้ว่า “คุณต้องทำอะไรบ้าง” ในแต่ละวัน โดยเป็นการทำล่วงหน้าก่อนอย่างน้อย 1 วัน เพื่อไม่ให้กิจกรรมต่างๆ นั้นมีความฉุกละหุกจนเกินไป แน่นอนว่าทุกอย่างต้องมีสิ่งที่เรียกว่า Deadline หรือเส้นตายในการทำงานเสมอ
2. ประเมินระยะเวลาในการทำสิ่งต่างๆ
ต้องประเมินตารางเวลาของการทำงานรูปแบบต่างๆ ตามจริง เช่น การตอบ email ในช่วงเช้าควรใช้เวลากี่นาที การทำงานเอกสารควรใช้เวลากี่นาที โดยอิงตามการทำงานจริงซึ่งต้องซื่อสัตย์กับตัวเองในการวางตารางเวลาเสมอ
3. ปรับกล่องเวลาของคุณตามเหตุอันสมควร
“ทุกอย่างไม่ได้เป็นไปตามตารางเสมอไป Time Blocking เองก็เช่นกัน” แน่นอนว่าสิ่งที่คุณทำได้ไม่ใช่แค่การปล่อยเวลาไหลไปและเมินสิ่งที่ควรจะเป็นไปตามตาราง แต่คุณควรวางแผนรับมือมันให้ดีที่สุดเท่าที่ทำได้ เช่น การแจ้งกับคนอื่นๆ ในทีมเกี่ยวกับตารางเวลาสำคัญๆ ของคุณ การเขียนระบุเหตุผลแนบไว้ในตารางเวลาหากมีตารางไหนที่ไม่ตรงกับสิ่งที่ควรจะเป็น
4. วางแผนและตรวจสอบการกำหนดเวลาเบื้องต้น
ลงตารางเวลาทุกอย่างตามจริง และขอแนะนำว่าวางสิ่งที่มีความสำคัญลำดับต้นๆ ไว้ก่อน รวมถึงวางจังหวะเวลาให้เหมาะสมกับไลฟ์สไตล์ของคุณเอง เช่น หากคุณสามารถทำงานบางชิ้นได้ดีในช่วงเช้า ก็ขอแนะนำให้วางตารางดังกล่าวไว้เวลาเช้า เพื่อให้การทำงานชิ้นนั้นเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
5. ลงแผนการในที่ๆ สามารถเห็นหรือตรวจสอบได้
ไม่ว่าคุณจะทำ Time Blocking ในที่แห่งใด ขอให้บันทึกตารางเวลานั้นลงในจุดที่ตนเองสามารถเห็นได้ง่าย ตรวจสอบได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นกระดาษที่ติดอยู่บริเวณโต๊ะทำงาน ไปจนถึงตารางเวลาที่ใส่ในสมาร์ทโฟนหรือแท็ปเล็ต การทำตารางเวลาให้เห็นชัดเจนจะเป็นการกระตุ้นให้คุณสามารถทำงานได้ตรงตามเป้าหมายได้ดี
ตัวอย่าง Time Blocking
การวางตาราง Time Blocking สามารถทำที่ไหนก็ได้ คุณอาจใช้โปรแกรม หรือกระดาษกับปากกาในการสรรสร้างตารางเวลาของตนเอง หากใครมองไม่ออกว่าควรวางอย่างไรลองนึกถึงตารางเรียน ซึ่งเป็นสิ่งที่ใกล้เคียงกับ Time Blocking มากที่สุด โดยหนึ่งในอุปกรณ์ที่สามารถวาง Time Blocking ได้ยอดเยี่ยมคือ Google Calendar
โดยคุณอาจทำให้ตารางเวลาต่างๆ ชัดเจนขึ้นด้วยการตั้งสีแยก ระหว่างการประชุม การทำงานทั่วไป และเวลาว่าง เพื่อให้สามารถสังเกตและตรวจสอบช่วงเวลาต่างๆ ได้ง่ายขึ้น อีกทั้งการใช้ Google Calendar นี้ยังสามารถแชร์ให้คนอื่นๆ รับรู้ตารางงานของคุณได้ถ้วนหน้าอีกด้วย
สรุป
การวาง Time Blocking ถือเป็นอีกหนึ่งหนทางสำหรับการทำงานอย่างมีคุณภาพ ที่สามารถทำให้คุณเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด รับรู้ว่าช่วงเวลาไหนว่าง ไม่ว่าง และมีกิจกรรมใดทำบ้าง เพื่อให้ทุกสิ่งทุกอย่างสามารถดำเนินไปได้อย่างลื่นไหลไม่มีสะดุด
และแน่นอนที่สุดนอกจากการวางตารางงานที่ดีแล้วการมีแพลตฟอร์มการทำงานที่ยอดเยี่ยมเองก็เป็นสิ่งที่จำเป็นเช่นกัน True VWORK เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์มการทำงานของคนรุ่นใหม่ที่รวบรวมทุกฟังก์ชันสำคัญ ใช้งานง่าย ทำให้ชีวิตของคุณสะดวกมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ True VWORK
อ้างอิง
