การทำงานจากหลากหลายกลุ่มย่อยไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นบริษัท Startup ขนาดเล็กหรือบริษัทใหญ่ระดับโลกต่างต้องประสบกับปัญหาของลำดับขั้นการสั่งการ การตรวจสอบงานที่ยุ่งยาก การประยุกต์ใช้แนวคิด Agile ซึ่งเป็นหนึ่งในการทำงานที่เน้นความยืดหยุ่น กระจายงานต่างๆ ในทีม ลดลำดับขั้นตอน จึงเป็นสิ่งที่น่าสนใจเพื่อประยุกต์ใช้ในยุคปัจจุบัน
Agile มีแนวคิดและแนวทางการทำงานอย่างไร มีบริษัทใดได้ทดลองใช้แล้วบ้าง เราได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาเพื่อให้คุณเข้าใจได้ง่ายๆ ที่นี่
Table of Contents
Agile คืออะไร?
Agile คือ กระบวนการทำงานที่ลดขั้นตอนการทำงานแบบบัญชาการเป็นขั้นๆ และขั้นตอนการใช้เอกสารอนุมัติลง เน้นการทำงานร่วมกันในแนวราบระหว่างทีม กระจายงานอย่างทั่วถึงมากขึ้น ทำให้สามารถทำงานต่างๆ ได้หลายอย่างในเวลาเดียวกัน ไม่ต้องรอการอนุมัติการสั่งการจากคนที่มีตำแหน่งสูงกว่า
ภายใต้รูปแบบการทำงานนี้ยังมีการแบ่งแผนงานเป็นระยะสั้นๆ หลายๆ แผน มากกว่าแผนงานระยะยาวเพียงแผนเดียวซึ่งปรับเปลี่ยนได้ยาก ซึ่งตอบโจทย์สำหรับโลกที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วในยุคปัจจุบัน
ในจุดเริ่มต้น Agile นั้นเกิดจากทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ต้องการกระบวนการทำงานที่รวดเร็วเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า และมันก็ถูกปรับใช้อย่างแพร่หลายในวงการสตาร์ทอัพ และสุดท้ายก็กระจายไปทั่วโลกในฐานะหนึ่งในกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด
Agile มักถูกพูดถึงพร้อมๆ กับกรอบการทำงาน (Framework) อย่าง Scrum ที่เป็นการลดตำแหน่งภายในทีมลง ให้ความสำคัญว่าทุกคนคือ “คนทำงาน” มากขึ้น เน้นการส่งงานเร็ว และบ่อย โดยมีตำแหน่งที่เรียกว่า Product Owner คอยดูแลภาพรวมเป็นหลัก ว่าจะต้องมีการแก้ไขปัญหาอย่างไร ควรปรับปรุงจุดไหนบ้าง
คำแถลงการณ์ของ Agile
คำแถลงการณ์นี้เกิดขึ้นจากกลุ่มคน 17 คนที่ตั้งกระบวนการ Agile ขึ้น เป็นการระบุ ชี้นำ ว่าผู้ที่ต้องการทำงานกระบวนการ Agile ต้องเป็นไปตามนี้ คือ
- คนและการมีปฏิสัมพันธ์ สำคัญกว่าขั้นตอนและเครื่องมือ
- ซอฟต์แวร์ (สำหรับบริษัททั่วไปคือ งาน) ที่ใช้ได้จริง อยู่เหนือกว่าเอกสารที่ครบถ้วน
- ร่วมมือทำงานกับลูกค้า มากกว่าการต่อรองในสัญญา
- ตอบรับกับการเปลี่ยนแปลงมากกว่าการทำตามแผนที่วางเอาไว้
แน่นอนว่าเนื้อหาภายใต้คำแถลงการณ์ยังมีสิ่งยิบย่อยลงไป แต่หลักใหญ่ใจความก็จะถูกอ้างอิงตามนี้แทบทั้งสิ้น และหากพิจารณาในคำแถลงดังกล่าวก็นับได้ว่า Agile เป็นหนึ่งในวิธีการทำงานที่เน้นความยืดหยุ่น ไม่ยึดติดกับกรอบเท่าใดนัก แต่ในขณะเดียวกันก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าหากเป็นบริษัทที่มีความยึดมั่นในแผนแหละกฎเกณฑ์สูง วิธีนี้อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีนัก
ข้อดีของ Agile
1. ความยืดหยุ่นสูง
ความยืดหยุ่น เป็นหนึ่งในจุดเด่นที่ชัดเจนที่สุดสำหรับ Agile เพราะกระบวนการทำงานที่ต้องผ่านการอนุมัติจากเบื้องบนจะลดลง เน้นการพูดคุย ปรึกษาในทีมเป็นหลักสำคัญ ทำให้สามารถโยกย้ายงานตามความเหมาะสมได้ จัดการงานตามหลักความเร่งด่วนได้ง่าย
2. สามารถทำงานแยกกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จากข้อที่แล้ว การทำงานแบบ Agile จะเน้นการทำงานแบบทีมย่อยมากกว่าการสร้างทีมใหญ่แล้วส่งข้อมูลหาคนๆ เดียว ทำให้ในแต่ละทีมสามารถทำงานแยกกันได้ แต่ยังคงต้องมีการสื่อสารระหว่างทีมที่ดี เนื่องจากการทำงานแบบ Agile จะเน้นทำทุกอย่างไปในเวลาเดียวกัน พร้อมๆ กัน หากมีทีมใดทีมหนึ่งช้า อาจทำให้เกิดการเสียกระบวนการทำงานได้
3. จัดการปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว
การใช้งาน Agile จะเป็นกระบวนการที่ทำให้การทำงาน และการจัดการปัญหาต่างๆ เร็วขึ้นในระยะยาว เนื่องจากลดกระบวนการในการอนุมัติจากหลากหลายตำแหน่งลง ทุกคนสามารถเห็นปัญหา นำเสนอปัญหา และใช้กระบวนการต่างๆ ในการแก้ไขโดยไม่จำเป็นต้องผ่านการการอนุมัติแบบซ้ำซ้อน เน้นการสื่อสารและความเข้าใจของคนในทีมเป็นหลัก
สิ่งสำคัญในการสร้าง Agile คืออาจกินเวลาในช่วงแรก เนื่องจากคนไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบองค์รวม ยังติดการทำงานแบบ Water Fall หรือการรอรับคำสั่งแบบเดิมๆ อยู่
การทำงานแบบ Agile ของบริษัทใหญ่
-
Microsoft
บริษัทระดับโลกอย่าง Microsoft เป็นหนึ่งในบริษัทที่มีการกล่าวถึง Agile อยู่บ่อยครั้ง และมองว่าเป็นอีกหนึ่งกระบวนการทำงานที่มีประโยชน์ และมีประสิทธิภาพ โดยทาง Microsoft มีการใช้กระบวนการดังกล่าวในการสร้างซอฟต์แวร์ราวปี 2008 โดยการศีกษาช่วงแรกมีการระบุว่าแม้แต่ตัว Microsoft เองก็ยังต้องปรับตัวพอสมควรเช่นกัน
Aaron Bjork หนึ่งในทีม Management ของ Microsoft ได้มีการแชร์ความรู้เกี่ยวกับการทำ Agile ช่วงเริ่มแรกไว้ว่า ทางฝ่ายบริหารของบริษัทจะใช้การกำหนดสโคปและเป้าหมาย ให้ทุกคนในบริษัทรู้ทั่วกัน ว่าในช่วงเวลาดังกล่าวมีทิศทางเป็นอย่างไร ก่อนจะเปิดกว้างให้คนในทีมสามารถนำเสนองานอย่างอิสระ และทำงานอย่างเสรีมากกว่าการสั่งงานแบบเป็นลำดับขั้นเหมือนกับอดีต และเน้นให้แต่ละทีมมีการจัดการกันเอง
-
Google
อีกหนึ่งบริษัทที่น่าสนใจสำหรับการประยุกต์ใช้ Agile คือ Google ที่เป็นบริษัทที่ขึ้นชื่อด้านความไว และความยืดหยุ่นอยู่แล้ว โดยหนึ่งใน Case Study ที่พบได้บ่อยคือการสร้าง Google Chrome นั่นเอง
ในช่วงต้นทาง Google ได้มีการกำหนดระยะเวลา 6 สัปดาห์ ในการปล่อยฟีเจอร์ใหม่ๆ ออกมาอยู่เสมอ และมีการแบ่งทีมต่างๆ ให้ย่อยลงเพื่อทำให้การจัดการอยู่ในแนวระนาบมากขึ้น มากกว่าการสั่งการจากบนลงล่าง ซึ่งแน่นอนว่าพนักงานบางคนภายใน Google ก็มองว่าวิธีนี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร และมีความรีบเร่งแข่งขันเกินไป
ในภายหลัง Google จึงมีการประยุกต์ Agile ควบคู่ไปกับวิธีการอื่นๆ เพื่อใช้งานทั้งกับโปรเจ็คระยะสั้น และระยะยาว ทำให้ได้ผลงานที่หลากหลาย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
จะทำอย่างไรหากอยากทำงานแบบ Agile
วิธีการทำงานด้วยแนวคิด Agile ไม่ใช่สิ่งที่ครอบคลุมทุกอย่าง และตัว Agile เองก็มีจุดบอดดังที่ระบุไว้ ว่าหากทีมใดทีมหนึ่งมีความล่าช้า หรือการติดต่อสื่อสารนั้นไม่เป็นไปตามที่ควร การทำงานแบบ Agile เองก็สามารถล้มเหลวได้ ดังนั้นคำแนะนำในการทำงานแบบ Agile ในบทความนี้จึงเริ่มจากคำแนะนำง่ายๆ ที่คุณสามารถปฏิบัติได้
1. วางแผนการทำงานแบบทีมเล็กๆ
จากตัวอย่างข้างต้น ชัดเจนว่า Agile อาจไม่ใช่สิ่งที่เหมาะหากประยุกต์ใช้กับบริษัท ดังนั้นจุดเริ่มต้นควรอยู่ในระดับทีมเล็กๆ โดยวางแผนการทำงานที่ไม่เน้นการสั่งการจากบนลงล่าง แต่เน้นการแชร์ความรู้ เป้าหมาย และมอบหมายการจัดการเพื่อนำเสนอสิ่งต่างๆ จากล่างขึ้นบนว่าควรทำอย่างไร เป้าหมายจึงจะสำเร็จ
ที่สำคัญที่สุด ควรมีผู้มีอำนาจตัดสินใจในทีม ที่มีความรู้ความเข้าในเกี่ยวกับ Product นั้นๆ เพื่อลดลำดับขั้นการบัญชาการ ทำให้การทำงานรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
2. แบ่งช่วงเวลาการทำงานให้สั้นลง
Agile เป็นการทำงานที่ให้ความสำคัญกับการ Sprint หรือการทำงานแบบเร่งจังหวะสั้นๆ เร็วๆ หลายๆ ครั้ง เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ได้ทันท่วงที มากกว่าแผนการรูปแบบยาวๆ ดังนั้นการประชุมสั้นๆ วันละครั้งให้ทุกคนรับรู้ว่าวันนั้นต้องทำอย่างไร มีการอัปเดตความคืบหน้างานอยู่บ่อยๆ จะเหมาะกับการ Agile แต่ทั้งนี้ต้องดูความเหมาะสมกับงานและสมาชิกภายในทีมด้วย
3. ความล้มเหลวคือเรื่องปกติของ Agile
สิ่งที่ต้องมีใน Agile คือการยอมรับความผิดพลาด เนื่องจากหนึ่งในสิ่งที่อยู่ในกระบวนการ Agile คือ การตรวจสอบความผิดพลาดและแก้ไขได้ไวที่สุด ผู้ที่ทำงานแบบนี้ต้อง “ล้มไว ลุกไว” ก่อนที่ปัญหาต่างๆ จะบานปลาย ไม่ปล่อยผ่านจุดเล็กๆ ที่อาจขยายเป็นปัญหาใหญ่ในอนาคตได้
4. มีความโปร่งใส
ทุกคนต้องรับรู้ความรับผิดชอบ ความคืบหน้าของทีมต่างๆ และความสำคัญของงาน รวมถึงบทบาทของผู้บริหาร เพื่อทำให้งานทั้งหมดดำเนินไปในทิศทางเดียวกับที่องค์กรต้องการ สามารถตรวจสอบเหตุผลของการกระทำต่างๆ ได้
สรุป
สำหรับการทำงานยุคใหม่แล้ว การประยุกต์ใช้งาน Agile เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความซ้ำซ้อนของงาน ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือบริษัทใหญ่ งานที่ทำจะเป็นรูปแบบใดก็ตาม
แต่สิ่งสำคัญที่คุณต้องมีสำหรับ Agile คือ เครื่องมือสื่อสารที่มีคุณภาพ อย่างTrue VROOM ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานในระบบออนไลน์ ทำให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่มีสะดุด รองรับฟีเจอร์พื้นฐานที่หลากหลาย และที่สำคัญที่สุดคือมีการบริหารจัดการโดยคนไทย สามารถติดต่อสื่อสารและแก้ปัญหาได้สะดวกรวดเร็ว สามารถดูรายละเอียดได้ที่ True VROOM
อ้างอิง
