Smart Office คือ ออฟฟิศที่มีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีรูปแบบต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการทำงาน โดยคำนึงถึงความต้องการของพนักงานเป็นสำคัญ ช่วยส่งเสริมพฤติกรรมการทำงานเชิงบวกให้กับคนในออฟฟิศ ทำให้ทำงานได้รวดเร็ว มีคุณภาพยิ่งขึ้น และนี่คือ 7 เหตุผลที่ทำไมบริษัทของคุณควรมีการทำ Smart Office ของตนเองบ้าง
Table of Contents
1. เอื้อต่อการแลกเปลี่ยนความรู้ภายในองค์กร
Smart Office มีรูปแบบการจัดการที่หลากหลาย โดยจุดเด่นที่พบเห็นได้ชัดเจนคือความเปิดกว้างของออฟฟิศ เฟอร์นิเจอร์ทุกอย่างจะถูกจัดสรรอย่างพอเหมาะพอดีให้พนักงานสามารถสื่อสารกันได้ พร้อมกันนั้นยังมีการจัดสรรพื้นที่ส่วนกลางอย่างเป็นระบบทำให้ไม่ว่าจะนั่งอยู่ตรงไหนก็สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่
การใช้งาน Smart Office ยังช่วยให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ง่ายดายมากขึ้นผ่านระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นการส่งข้อมูล การประชุมร่วมกับพนักงานคนอื่นๆ ที่ทำงานอยู่ห่างไกล ทำให้การแลกเปลี่ยนความรู้และการสานความสัมพันธ์เป็นไปได้ง่ายยิ่งขึ้น
2. การประสานงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว
การปรับเปลี่ยนออฟฟิศของคุณให้ล้ำสมัยและรวดเร็วกว่าเก่าด้วยเทคโนโลยีต่างๆ จะช่วยให้การประสานงานภายในบริษัทเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและคล่องตัวมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการประสานงานของฝ่ายต่างๆ ที่ในอดีตจำเป็นต้องมีเอกสารประกอบมากมาย แต่ในปัจจุบันสามารถอนุมัติเรื่องต่างๆ ผ่านระบบออนไลน์ได้ พร้อมดูข้อมูลต่างๆ เพื่อเพิ่มความสามารถในการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย
เรื่องพื้นฐาน เช่นการจองห้องประชุมหรือการทำนัดหมายข้ามแผนกก็สามารถทำได้ง่ายดายผ่านระบบออนไลน์ของบริษัท นั่นหมายความว่าพนักงานของคุณจะไม่เสียเวลาอันมีค่าไปกับการเดินเอกสารและยังมีเวลาสำหรับการสร้างคุณค่าอื่นๆ ให้กับบริษัทมากยิ่งขึ้น
3. ดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถ
การใช้งาน Smart Office ช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดูมีความทันสมัย ดึงดูดใจคนรุ่นใหม่ให้มาร่วมทำงานกับองค์กรอย่างชัดเจน โดยเฉพาะการใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือในการทำงานด้านต่างๆ ทั้งในและนอกออฟฟิศ ยิ่งออฟฟิศมีคุณภาพ ก็จะเป็นแรงบันดาลใจ และแรงขับเคลื่อนในการทำงาน รวมถึงสร้างบรรยากาศในการทำงานทุกวันให้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย
4. เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากกว่า
Smart Office ไม่ได้มีแค่ความทันสมัย แต่ยังดีต่อสิ่งแวดล้อมมากกว่าออฟฟิศทั่วไปอีกด้วย เพราะโดยพื้นฐานแล้ว Smart Office จะมีการเก็บข้อมูลและประมวลผลต่างๆ ผ่านคอมพิวเตอร์และคลาวด์เป็นหลัก ทำให้ลดการใช้งานกระดาษ ลดขยะในออฟฟิศอย่างไม่น่าเชื่อ
Smart Office ในปัจจุบันมีการวางระบบต่างๆ เกี่ยวกับการประหยัดพลังงานเป็นอย่างดี โดยเฉพาะการตัดไฟอัตโนมัติในห้องที่ไม่ใช้แล้ว ปรับอุณหภูมิเครื่องปรับอากาศให้เหมาะสมโดยอัตโนมัติ เป็นต้น โดยทางผู้บริหารสามารถเข้ามาตรวจสอบข้อมูลการใช้พลังงานย้อนหลัง เพื่อทำการปรับเปลี่ยนระบบต่างๆ ให้เหมาะสมกับการทำงานมากขึ้นได้อีกด้วย
5. ลดต้นทุนค่าสถานที่
Smart Office ที่ดีจะมีการจัดสรรพื้นที่เป็นสัดเป็นส่วนตั้งแต่เริ่มต้น ทำให้เกิดการใช้งานพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถใช้ใช้ประโยชน์จากสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวกได้อย่างคุ้มค่า
การมี Smart Office สำหรับบริษัทที่มีการ Hybrid Working กันเป็นหลักยิ่งเป็นสิ่งที่เหมาะสม เพราะทางบริษัทไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่ขนาดใหญ่ แต่เป็นการใช้พื้นที่บริษัทเล็กๆ แต่เน้นให้พนักงานหมุนเวียนกันเข้ามาทำงานในออฟฟิศตามความเหมาะสม โดยใช้เทคโนโลยีในการสนับสนุนการจองพื้นที่ต่างๆ จะช่วยลดต้นทุนค่าสถานที่ได้มากพอสมควรทีเดียว
6. จัดการข้อมูลภายในของบริษัทได้ดีกว่า
หากพูดถึง Smart Office ย่อมต้องนึกถึงการใช้งานระบบคลาวด์อย่างไม่ต้องสงสัย การเก็บรักษาข้อมูลบนระบบดังกล่าวนอกจากจะช่วยให้การเรียกใช้งานเอกสารต่างๆ เป็นไปได้อย่างง่ายดายแล้ว ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลความลับทางการค้าต่างๆ ของบริษัทอีกด้วย
เพราะระบบคลาวด์มีความสามารถในการจำกัดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานผู้ทำงานในหน้าที่ต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ และสามารถบริหารจัดการได้ง่ายดายกว่าการใช้กระดาษ
เช่น พนักงานซ่อมบำรุงผู้ไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของฝ่ายขายจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลรายชื่อซัพพลายเออร์คู่ค้าเหมือนกับพนักงานฝ่ายบัญชี การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของพนักงานที่ไม่ได้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญจึงช่วยให้การจัดการข้อมูลภายในของบริษัทมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้นและทำให้ข้อมูลที่เป็นความลับทางการค้าไม่รั่วไหลได้โดยง่าย
7. พร้อมรับทุกการเติบโตของสังคมดิจิทัล
การใช้งาน Smart Office ซึ่งมีการปรับใช้เทคโนโลยีต่างๆ มาอำนวยความสะดวกชีวิตการทำงานให้กับพนักงานในทุกรายละเอียดย่อมช่วยให้พนักงานทุกคนภายในบริษัทเกิดความคุ้นเคยกับวัฒนธรรมองค์กรที่มีความสมาร์ท ทำให้ทุกคนสามารถปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีล้ำสมัยที่จะมาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างง่ายดาย และยังมีความยืดหยุ่นพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่จะกลายเป็นตัวแปรสำคัญสำหรับทุกการเติบโตของบริษัทในยุคดิจิทัล
สรุป
Smart Office เป็นแนวคิดใหม่ที่ช่วยพัฒนาและแก้ไขปัญหาของบริษัทได้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการส่งเสริม Productivity การสร้างภาพลักษณ์ที่ดี ไปจนถึงการลดต้นทุนของบริษัทในระยะยาว ทำให้บริษัทยุคใหม่ต้องใส่ใจเรื่องนี้เป็นอย่างยิ่ง
ซึ่งแน่นอนว่าการจัด Smart Office จะขาดเครื่องมือสุดสมาร์ทที่ช่วยให้การจัดการภายในบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่นไปไม่ได้ ซึ่ง True VWORK เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์ชั้นนำที่น่าสนใจเพื่อการทำงานในยุคดิจิทัลที่ครบ จบทุกฟังก์ชัน ทั้งการประชุมและการทำงานต่างๆ ในออฟฟิศ โดยคุณสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ True VWORK
อ้างอิง
