TRUE VIRTUAL WORLD
ผลิตภัณฑ์

แพลตฟอร์มห้องประชุมเสมือนจริง
เพื่อตอบโจทย์คนไทย
ใช้งานง่าย เครื่องมือครบครัน พร้อมประชุม แบบไม่มีสะดุดได้ทุกที่ทุกเวลา

เรียนรู้เพิ่มเติม

แพลตฟอร์มการทำงานเพื่อคนไทย
ในยุคดิจิทัล ที่จะทำให้ งานไม่สะดุด
แม้เจอเหตุการณ์ไม่คาดคิด
รวมครบทุกฟังค์ชันการทำงานไว้ในที่เดียว
พร้อมตอบโจทย์ work from anywhere

เรียนรู้เพิ่มเติม

แพลตฟอร์มเพื่อการบริหารจัดการสถาน
ศึกษา และการเรียนการสอนแบบออนไลน์
ที่จะทำให้คนไทยเรียน ได้ทุกที่ ทุกเวลา

เรียนรู้เพิ่มเติม
โซลูชัน
โซลูชันทั้งหมด

บุคคลทั่วไป

ทำงานจากที่บ้าน ออฟฟิศ หรือที่ไหนก็ได้

องค์กร

ทางออกสำหรับการทำงานจากทางไกลที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ตลอดจนองค์กรขนาดใหญ่

ภาคการศึกษา

แพลตฟอร์มการเรียนรู้แบบผสมผสานที่ทรงพลังสำหรับบุคลากรทางการศึกษาและนักเรียน นักศึกษา

หน่วยงานภาครัฐ

พื้นที่ทำงานแบบครบวงจรที่ปลอดภัยและโปร่งใสสำหรับหน่วยงานภาครัฐ

แพ็กเกจและราคา
แหล่งข้อมูล
คำถามที่พบบ่อย

อีบุ๊คและเช็กลิสต์

บทความ
พูดคุยกับฝ่ายขายของเรา
ลงชื่อเข้าใช้
ลงทะเบียนฟรี
ผลิตภัณฑ์
VROOM

แพลตฟอร์มห้องประชุมเสมือนจริง
เพื่อตอบโจทย์คนไทย
ใช้งานง่าย เครื่องมือครบครัน พร้อมประชุม แบบไม่มีสะดุดได้ทุกที่ทุกเวลา

VWORK

แพลตฟอร์มการทำงานเพื่อคนไทย
ในยุคดิจิทัล ที่จะทำให้ งานไม่สะดุด
แม้เจอเหตุการณ์ไม่คาดคิด
รวมครบทุกฟังค์ชันการทำงานไว้ในที่เดียว
พร้อมตอบโจทย์ work from anywhere

VLEARN

แพลตฟอร์มเพื่อการบริหารจัดการสถาน
ศึกษา และการเรียนการสอนแบบออนไลน์
ที่จะทำให้คนไทยเรียน ได้ทุกที่ ทุกเวลา

โซลูชัน
โซลูชันทั้งหมด

บุคคลทั่วไป

ทำงานจากที่บ้าน ออฟฟิศ หรือที่ไหนก็ได้

องค์กร

ทางออกสำหรับการทำงานจากทางไกลที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ตลอดจนองค์กรขนาดใหญ่

ภาคการศึกษา

แพลตฟอร์มการเรียนรู้แบบผสมผสานที่ทรงพลังสำหรับบุคลากรทางการศึกษาและนักเรียน นักศึกษา

หน่วยงานภาครัฐ

พื้นที่ทำงานแบบครบวงจรที่ปลอดภัยและโปร่งใสสำหรับหน่วยงานภาครัฐ

แพ็กเกจและราคา
แหล่งข้อมูล
คำถามที่พบบ่อย

อีบุ๊คและเช็กลิสต์

บทความ
พูดคุยกับฝ่ายขายของเรา
ลงชื่อเข้าใช้
VROOM

VWORK

VLEARN

ลงทะเบียนฟรี
VROOM

VWORK

VLEARN

กันยายน 29, 2022
·
ความรู้
2 mins read

เขียน Minutes of Meeting อย่างไรให้ ครบ จบ ทุกประเด็น?

minutes-of-meeting-thumbnail
SHARE

Minutes of Meeting เป็นเครื่องมือสรุปการประชุมที่ช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ แต่การสร้างสรุปการประชุมที่ดีจะต้องทำอย่างไร และมีทริคในการเขียนแบบไหนบ้าง มารู้จัก Minute of Meeting แบบเจาะลึกมากยิ่งขึ้นได้ที่นี่ ครบ จบ ทุกประเด็น!

Table of Contents

Minutes of Meeting คืออะไร

Minutes of Meeting คือ บันทึกการประชุมที่มีการระบุรายสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมอย่างละเอียด โดยหัวใจสำคัญของการเขียนบันทึกการประชุมประกอบไปด้วยข้อมูลหรือแนวคิดสำคัญที่เกิดขึ้น บทสรุปที่มีการตัดสินใจร่วมกัน และรวมไปถึงหน้าที่ซึ่งมีการมอบหมายแก่บุคคลต่างๆ ให้รับผิดชอบภายหลังประชุม

โดยคำว่า Minutes of Meeting มาจากรากศัพท์ในภาษาละติน คือการรวมกันของคำว่า “minuta” ที่แปลว่า “เล็กๆ” และคำว่า “scriptura” ที่แปลว่า “การเขียน” เมื่อนำทั้งสองคำมารวมกันจึงได้เป็นคำว่า “Minuta Scriptura” ที่แปลว่า“การเขียนบันทึกเล็กๆ” นั่นเอง

การเขียนบันทึกการประชุมจะต่างกับเอกสารอีกชนิดซึ่งมีชื่อเรียกคล้ายคลึงกันอย่างวาระการประชุม ซึ่งถูกจัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมเห็นถึงทิศทางและภาพรวมของการประชุม ทำให้สามารถเตรียมตัวมาก่อนล่วงหน้าได้อย่างเหมาะสม

minutes-of-meeting-01

สิ่งที่ขาดไม่ได้ของ Minutes of Meeting ที่ดี

  • วัน เวลา สถานที่ ระบุวัน เวลา และสถานที่ให้ชัดเจนเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิง
  • หัวข้อการประชุม เขียนหัวข้อการประชุม วัตถุประสงค์ และเป้าหมายของการประชุมแต่ละครั้งให้ชัดเจน
  • แนวคิดหรือประเด็นที่เกิดขึ้น ไม่จำเป็นต้องจดทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้นหรือทุกคำพูดในที่ประชุม แต่เป็นการจดเฉพาะเรื่องสำคัญตามเป้าหมายที่เราวางเอาไว้ว่าอยากได้จากการประชุมครั้งนี้
  • ข้อสรุป มติที่ประชุม หรือแนวทางแก้ไขปัญหาต่าง ๆ โดยควรตรวจสอบความเรียบร้อยของสาระสำคัญ และความถูกต้องของข้อมูลว่าครบถ้วนดีหรือไม่เพื่อเป็นการตรวจทาน
  • แนวทางปฏิบัติ และผู้รับผิดชอบ กำหนดการประชุมครั้งต่อไป เรื่องนี้จะสรุปเมื่อไหร่ อย่างน้อยควรระบุรายละเอียดในการติดตามความคืบหน้า และระบุผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน

ผู้จดบันทึกการประชุมที่ดีมีลักษณะเป็นอย่างไร

  • ผู้จดไม่ควรมีหน้าที่หลักในการประชุม เพราะอาจทำให้จดบันทึกได้ไม่ครบ หรือหลุดประเด็นระหว่างการรับฟังหรือการแสดงความคิดเห็นได้
  • ควรทราบวัตถุประสงค์/ หัวข้อ/ ประเด็นการประชุมล่วงหน้า เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับศัพท์เทคนิคและความเข้าใจในมติของผู้จดบันทึก
  • การพิมพ์ หรือบันทึกเสียงก็เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพ (หากได้รับอนุญาต) แต่ต่อให้สามารถบันทึกเสียงได้ ก็ควรจดบันทึกด้วยมือระหว่างประชุมด้วย แล้วจึงหมายเหตุเอาไว้ว่าข้อมูลดังกล่าวอยู่ในช่วงไหนของการประชุม
  • สิ่งสำคัญ คือ ต้องจับใจความสำคัญให้ได้ และต้องบันทึกสิ่งสำคัญเหล่านั้นอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน
  • เมื่อมีข้อสงสัยควรสอบถามให้เข้าใจ ไม่ควรทิ้งข้อสงสัยเอาไว้แล้วจดบันทึกอย่างคลุมเครือ
  • หากไม่สามารถหาโอกาสหรือจังหวะสอบถามในที่ประชุมได้ ให้จดคำถามที่ต้องการถาม แล้วนำคำถามเหล่านี้ไปถามภายหลังการประชุม และควรหาเวลาทบทวนบันทึกการประชุมซ้ำอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน และเรียบเรียงได้เข้าใจง่ายหรือไม่
  • อย่าลืมทวนข้อมูลที่จดก่อนปิดประชุม เพื่อเป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ถ้าไม่สามารถทำได้ ให้ทำสรุปแล้วส่งให้ทุกคนที่มีส่วนร่วม
minutes-of-meeting-02

ตัวอย่างการเขียน Minutes of Meeting

ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งไม่ได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุมหากทราบ ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มาร่วมประชุมซึ่งไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม พร้อมหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี) เริ่มประชุม ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้
  1. ผลลัพธ์จากการประชุมครั้งที่แล้ว (ถ้ามี)
  2. สิ่งที่ต้องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ (ระบุเป็นหัวข้อ)
  3. สิ่งที่ต้องการการรับรองจากที่ประชุมในครั้งนี้
  4. แนวคิดและประเด็นที่เกิดขึ้นในการประชุม
  5. ข้อสรุปในการประชุม
  6. สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อพร้อมผู้รับผิดชอบการประชุม
เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุม แน่นอนว่าสำหรับการเขียน Minutes of Meeting ของทีมเล็กๆ อาจไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากมาย รวมไปถึงการใช้เครื่องมือด้านการประชุมสามารถตรวจสอบย้อนหลังไดว่าใครเข้าร่วมประชุมบ้าง แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือในส่วนของข้อความ เพื่อให้ทราบว่าการประชุมดำเนินไปอย่างไร หากจบประชุมแล้วต้องทำอย่างไรต่อ เพื่อให้ที่ประชุมได้ข้อมูลที่ครบถ้วนที่สุด
minutes-of-meeting-03

ประโยชน์ของการเขียน Minutes of Meeting ที่ดี

1. ไม่พลาดทุกบทสรุป

การบันทึกรายละเอียดการประชุมเอาไว้จะช่วยให้คุณไม่พลาดทุกบทสรุปสำคัญของแต่ละหัวข้อ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่ควรเน้นย้ำหรือระมัดระวังเป็นพิเศษ รวมถึงมติที่เกิดขึ้นในที่ประชุมอย่างชัดเจน ทำให้สามารถลดความคลาดเคลื่อนของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้

2. รู้ว่าใครต้องทำอะไร

Minutes of Meeting ทำให้เราสามารถตรวจสอบมติการประชุมในครั้งนั้นๆ ได้ว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบในด้านใดและทราบระยะเวลาที่กำหนดในการทำงาน ส่งผลให้ทุกคนในองค์กรสามารถเตรียมตัวได้สอดคล้องกับสิ่งที่ได้รับมอบหมาย

3. ง่ายต่อการติดตาม

สืบเนื่องมาจากข้อที่แล้ว การทราบว่าใครรับผิดชอบส่วนไหนจะช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าในการทำงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้นผ่านการติดต่อสอบถามกับผู้รับผิดชอบภาระงานโดยตรง

4. เข้าใจตรงกัน

การตกหล่นของข้อมูลต่างๆ ในการประชุมเป็นเรื่องปกติที่สามารถเกิดขึ้นได้ด้วย Human Error ทำให้ผู้เข้าร่วมอาจพลาดข้อมูลบางอย่างหรือตามไม่ทันจนไม่เข้าใจมติของที่ประชุมว่ามีข้อสรุปเป็นอย่างไร โดยรายงานการประชุมคือหนึ่งเครื่องมือที่จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรสามารถอ่านทำความเข้าใจในหัวข้อสำคัญต่างๆ และข้อสรุปย้อนหลังได้อย่างเข้าใจตรงกัน

5. ลดความขัดแย้งในการทำงาน

การบันทึกผลการประชุมอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเมื่อมีข้อสงสัยหรือข้อขัดแย้งต่างๆ เกิดขึ้น โดยให้ใช้สิ่งที่อยู่ในบันทึกในการประชุมเพื่อกำหนดทิศทางในการทำงานให้ตรงกับสิ่งที่ได้ข้อสรุปร่วมกันมาแล้ว การทำงานร่วมกันอย่างมีหลักเกณฑ์อ้างอิงจึงช่วยลดความขัดแย้งในการทำงานทำให้การร่วมมือกันเป็นไปอย่างลื่นไหล

6. ง่ายต่อการแบ่งปันข้อมูลในภายหลัง

หากผู้เข้าร่วมประชุมต้องท่องจำเนื้อหาการประชุมทั้งหมด นอกจากจะสร้างความไม่สะดวกสบายแล้วอาจนำไปสู่ความผิดพลาดได้ โดยการเขียน Minutes of Meeting จะทำให้สามารถทบทวนผลการประชุมและนำสรุปไปแจกจ่ายกับคนในทีมต่อเพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน รวมถึงผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมยังสามารถเข้ามาอ่านและทำความเข้าใจในภายหลังได้อีกด้วย

สรุป

การเขียน Minutes of Meeting ที่ดี ไม่ใช่แค่การเขียนให้เยอะ แต่เป็นการจับใจความและรายละเอียดของกาประชุมต่างๆ เพื่อทำให้สามารถต่อยอดสิ่งที่ได้จากการพบเจอของคนในองค์กรได้อย่างมีคุณภาพสูงสุด

แน่นอนว่านอกจากการเขียนแล้ว การมีเครื่องมือในการประชุมที่ดี สามารถติดต่อกันได้อย่างไม่มีสะดุดรวมถึงสามารถบันทึกการสนทนาต่างๆ ได้ จะทำให้การประชุมไหลลื่นยิ่งขึ้น True VROOM จึงเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ ที่จะเปลี่ยนการประชุมและการตรวจสอบเนื้อหาย้อนหลังสามารถทำได้ง่ายๆ ข้อมูลไม่ตกหล่น พร้อมฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่ทำให้การพูดคุยของคุณง่ายยิ่งขึ้น สามารถดูรายละเอียดได้ที่ True VROOM


อ้างอิง

  • aroundmay
  • blockdit
  • longtunman
  • sales100million
  • nuclino
  • todayifoundout
True VWORLD

True VWORLD

Tech Insight by True VWORLD
True VWORLD

True VWORLD

Tech Insight by True VWORLD

แนะนำให้อ่าน

imposter-syndrome-thumbnails
มีนาคม 20, 2023
·
ความรู้
มีนาคม 20, 2023
2 mins read

5 สัญญาณ เมื่อคุณกำลังเจอ Imposter Syndrome พร้อมเทคนิคการรับมือ

Imposter Sysndrome ภาวะทางใจของคนทำงานจำนวนมากที่แม้จะสร้างผลงานได้ดีแค่ไหน ก็ไม่รู้สึกว่าความสำเร็จนั้นมาจากความสามารถของตัวเอง ทำให้ Self-esteem ของผู้ทำงานลดลงจนอาจส่งผลกระทบต่อ productivity ในการทำงานและก่อเป็นปัญหาอื่นๆ ในที่สุด ซึ่งกา...
Read More
employee-engagement-the-key-to-building-a-sustainable-organization-thumbnails
กุมภาพันธ์ 20, 2023
·
ความรู้
กุมภาพันธ์ 20, 2023
2 mins read

Employee Engagement คืออะไร? กุญแจสำคัญ สร้างองค์กรให้ยั่งยืน

บริษัทสวัสดิการดีขนาดนี้ทำไมพนักงานยัง Burnout? ขึ้นเงินเดือนให้แล้วแต่ทำไมยังลาบ่อย? โบนัสก็เยอะทำไมพนักงานยังลาออก? สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาที่ทุกบริษัทกำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบัน เพราะรูปแบบการทำงานและเป้าหมายในการใช้ชีวิตของคนยุคใหม่แตกต่างจา...
Read More

ติดตามข่าวสารและอัปเดตล่าสุดจาก
True VWORLD

  • 0-2700-8011

วันจันทร์  – วันอาทิตย์

8:00 น. ถึง 18:00 น.

ผลิตภัณฑ์

VROOM

VWORK

VLEARN

  • VCLASS
  • VCOURSE

โซลูชัน

บุคคลทั่วไป

องค์กร

ภาคการศึกษา

หน่วยงานภาครัฐ

คู่มือการใช้งาน

คู่มือการใช้งาน - VROOM

คู่มือการใช้งาน - VWORK

คู่มือการใช้งาน - VLEARN

Products

VROOM

VWORK

VLEARN

  • VCLASS
  • VCOURSE
Solutions

Individual

Enterprise

Education

Government

คำถามที่พบบ่อย

แพ็กเกจและราคา

บทความ

เกี่ยวกับเรา

ติดต่อเรา

  • ไทย
    • อังกฤษ

สงวนลิขสิทธิ์ © True VWORLD.

นโยบายความเป็นส่วนตัว

ข้อกำหนดและเงื่อนไขในการใช้งาน

VROOM
VWORK
VLEARN

All Rights Reserved © True VWorld.

  • ไทย
    • อังกฤษ
We use cookies on our website. By clicking “Accept All”, you consent to the use of all the cookies.
Cookie SettingsAccept All
Manage consent

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
SAVE & ACCEPT